Κάθε νέα πρόσληψη απαιτούσε 4–6 ξεχωριστές επαφές με ελληνικές αρχές, ελεύθερους επαγγελματίες μεταφραστές και τοπικούς λογιστές — χωρίς κεντρική παρακολούθηση κατάστασης. Η ομάδα HR έχασε κατά μέσο όρο 8 ώρες ανά πρόσληψη μόνο για συντονισμό.
ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ — ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ
Από 3 σε 15 διεθνείς προσλήψεις ανά μήνα — χωρίς να προσθέσουμε προσωπικό στην ομάδα υποδοχής στην Ελλάδα
Η TechBridge GmbH κλιμάκωσε την επέκταση της στην Ελλάδα αντικαθιστώντας την χειροκίνητη εγγραφή AFM, τη μετάφραση εγγράφων και τις διαδικασίες αρχών με μια δομημένη διαδικασία Ellytic που παρέδιδε εντός 3 εργάσιμων ημερών ανά πρόσληψη.
E
Elena K.
Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού · TechBridge GmbH · Γερμανία
Η πρόκληση πριν από Ellytic
Οι καθυστερήσεις στην εγγραφή AFM ήταν κατά μέσο όρο 12 εργάσιμες ημέρες επειδή τα έγγραφα υποβλήθηκαν με ασυνεπή μορφοποίηση, ελλείπουσες μεταφράσεις ή ελλιπή αλυσίδα αποσφράγισης. Ένα στα τρία αιτήματα απορρίφθηκε κατά την πρώτη υποβολή.
Οι ημερομηνίες έναρξης των υπαλλήλων καθυστέρησαν κατά 2–3 εβδομάδες κατά μέσο όρο επειδή η διαδικασία ενσωμάτωσης τραπεζών δεν μπορούσε να ξεκινήσει χωρίς έγκυρο AFM. Η εταιρεία έχασε 4.200 € ανά καθυστερημένη πρόσληψη σε κόστη μισθών και αναδιάρθρωσης έργων.
ΠΩΣ Η ELLYTIC ΤΟ ΕΛΥΣΕ
1
Δομημένη υποδοχή & λίστα ελέγχου εγγράφων
Τα έγγραφα κάθε πρόσληψης — διαβατήριο, επικυρωμένο πιστοποιητικό γέννησης, απόδειξη διεύθυνσης, σύμβαση εργασίας — φορτώθηκαν σε έναν ενιαίο χώρο εργασίας Ellytic. Το σύστημα επικύρωσε την πληρότητα πριν από οποιαδήποτε υποβολή, εξαλείφοντας τις απορριφθείσες αιτήσεις.
2
Πιστοποιημένη διαδικασία μετάφρασης
Όλα τα έγγραφα που απαιτούσαν ελληνική μετάφραση διαβιβάστηκαν στη διαδικασία πιστοποιημένης μετάφρασης του Ellytic. Οι μεταφράσεις παραδόθηκαν εντός 1 εργάσιμης ημέρας με αποδεκτή μορφοποίηση από τις αρχές, αφαιρώντας την ανάγκη για συντονισμό με ελεύθερους μεταφραστές.
3
AFM εγγραφή & υποβολή στις αρχές
Ellytic προετοίμασε και υπέβαλε το πακέτο αίτησης AFM απευθείας, διασφαλίζοντας τη σωστή ανάθεση ΔΟΥ, την κατάλληλη εξουσιοδότηση εκπροσώπου και την πλήρη υποστηρικτική τεκμηρίωση. Η εγγραφή ολοκληρώθηκε σε 3 εργάσιμες ημέρες.
4
Παράδοση ετοιμότητας τραπεζικών συναλλαγών μετά το AFM
Μόλις εκδοθεί το AFM, το Ellytic παρέδωσε ένα πακέτο εγγράφων έτοιμο για τραπεζικές συναλλαγές — πιστοποιητικό AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις και πακέτο επαλήθευσης ταυτότητας — ώστε ο υπάλληλος να μπορέσει να ανοίξει έναν ελληνικό τραπεζικό λογαριασμό εντός της ίδιας εβδομάδας.
ΜΕΤΡΗΣΙΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
15
Διεθνείς προσλήψεις που ενσωματώθηκαν ανά μήνα
3 ημέρες
Μέσος χρόνος εγγραφής AFM (ήταν 12)
0%
Ποσοστό απόρριψης αιτήσεων (ήταν 33%)
€63k
Ετήσιες εξοικονομήσεις από την εξάλειψη καθυστερήσεων και αχρησιμοποίητων εξόδων
“Παλαιότερα φοβόμασταν κάθε νέα πρόσληψη στην Ελλάδα λόγω του χάους της γραφειοκρατίας. Τώρα είναι μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία 3 ημερών. Η ομάδα μας στην Αθήνα μπορεί να αρχίσει να εργάζεται από την πρώτη μέρα αντί να περιμένει τρεις εβδομάδες για το AFM.”— Έλενα Κ., Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού, TechBridge GmbH
Λεπτομερής ανάλυση ροής εργασίας
1
Ημέρα 0: Επιβεβαίωση πρόσληψης, ενεργοποίηση υποδοχής
Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού υποβάλλει τα στοιχεία της νέας πρόσληψης μέσω της φόρμας υποδοχής του Ellytic. Το σύστημα δημιουργεί μια εξατομικευμένη λίστα ελέγχου εγγράφων με βάση την εθνικότητα, τον τύπο σύμβασης και τις απαιτούμενες εγγραφές αρχών. Τα ελλείποντα στοιχεία επισημαίνονται πριν από την έναρξη οποιασδήποτε εργασίας.
2
Ημέρα 1: Επικύρωση εγγράφων & έναρξη μεταφράσεων
Τα ανεβασμένα έγγραφα ελέγχονται για πληρότητα, συμμόρφωση μορφής και εγκυρότητα επικυρώσεων. Οι πιστοποιημένες μεταφράσεις ξεκινούν αμέσως — παραδίδονται εντός 24 ωρών. Το πακέτο αίτησης AFM συγκεντρώνεται παράλληλα.
3
Ημέρα 2–3: Υποβολή & εγγραφή AFM
Η πλήρης αίτηση AFM — συμπεριλαμβανομένων των μεταφρασμένων εγγράφων, της εξουσιοδότησης εκπροσώπου (εξουσιοδότηση) και της απόδειξης απασχόλησης — υποβάλλεται στην ανατεθείσα ΔΟΥ. Το Ellytic παρακολουθεί την εγγραφή και επιβεβαιώνει τον αριθμό AFM κατά την έκδοση.
4
Ημέρα 3–5: Παράδοση τραπεζικού πακέτου
Ο υπάλληλος λαμβάνει ένα πλήρες πακέτο έτοιμο για τραπεζικές συναλλαγές: πιστοποιητικό AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις εγγράφων και αποτελέσματα επαλήθευσης ταυτότητας. Αυτό το πακέτο πληροί τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης όλων των μεγάλων ελληνικών τραπεζών για το άνοιγμα λογαριασμού.
ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Έτοιμοι να τρέξετε αυτή τη ροή εργασίας;
Ξεκινήστε με μια εμπορική πιστοποίηση για να καθορίσετε την έκταση, την ιδιοκτησία και την παράδοση για την ομάδα σας.