Πολιτική Απορρήτου της Ellytic Technologies UG

3.1 Δεδομένα που παρέχετε απευθείας

• Στοιχεία ταυτοποίησης: όνομα, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας.
• Στοιχεία λογαριασμού: διαπιστευτήρια, δεδομένα ταυτοποίησης, MFA tokens.
• Διοικητικά και ληξιαρχικά έγγραφα: διαβατήρια, ταυτότητες, πιστοποιητικά γέννησης/γάμου, φορολογικές δηλώσεις, έγγραφα ιδιοκτησίας, κληρονομικά έγγραφα, αποδεικτικά.
• Έγγραφα μετάφρασης/επικύρωσης: αρχεία που ανεβαίνουν για επίσημη ή επαγγελματική μετάφραση.
• Δηλώσεις και φόρμες: δεδομένα που εισάγονται σε wizards, ερωτηματολόγια και self-service modules.
• Δεδομένα επικοινωνίας: μηνύματα υποστήριξης, emails, αιτήματα χρηστών, περιεχόμενο συνομιλιών.
• Δεδομένα πληρωμής και τιμολόγησης: υποβάλλονται αποκλειστικά μέσω παρόχων συμβατών με PCI-DSS όπως Stripe ή PayPal.

3.2 Δεδομένα που συλλέγονται αυτόματα

• Τεχνικοί αναγνωριστικοί αριθμοί: διευθύνσεις IP (όπου είναι δυνατόν περικομμένες), τύπος συσκευής, λειτουργικό σύστημα, τύπος/έκδοση browser.
• Δεδομένα χρήσης: αλληλεπιδράσεις με λειτουργίες, χρονικές σημάνσεις, συμπλήρωση φορμών, πορεία workflow.
• Αρχεία ασφαλείας: προσπάθειες σύνδεσης, συμβάντα ταυτοποίησης, σήματα ανίχνευσης απάτης.
• Δεδομένα διάγνωσης: τηλεμετρία απόδοσης, αναφορές σφαλμάτων.
• Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες (βλ. Πολιτική Cookies).

3.3 Ειδικές κατηγορίες δεδομένων

Δεν ζητούμε ευαίσθητες κατηγορίες δεδομένων σύμφωνα με το Άρθρο 9 GDPR.

• Ωστόσο, οι χρήστες μπορεί να ανεβάσουν έγγραφα που περιέχουν τέτοιες πληροφορίες (π.χ. υγειονομικές σημειώσεις σε ληξιαρχικά έγγραφα). Σε αυτές τις περιπτώσεις:
• η επεξεργασία γίνεται μόνο για τον ρητό σκοπό εξυπηρέτησης του αιτήματος του χρήστη,
• η νομική βάση είναι το Άρθρο 6(1)(b) GDPR (σύμβαση) σε συνδυασμό με το Άρθρο 9(2)(a) GDPR (ρητή συγκατάθεση κατά το ανέβασμα).

4.1 Εκπλήρωση σύμβασης (Άρθρο 6(1)(b) GDPR)

• Παροχή υπηρεσιών μετάφρασης, διοικητικών, φορολογικών και τεκμηρίωσης.
• Προετοιμασία, έλεγχος και επικύρωση φορμών ή wizards.
• Παράδοση αποτελεσμάτων AI με ανθρώπινη επίβλεψη (Human-in-the-Loop).
• Διαχείριση λογαριασμών χρηστών, ταυτοποίησης, MFA και onboarding.

4.2 Νομικές υποχρεώσεις (Άρθρο 6(1)(c) GDPR)

• Συμμόρφωση με γερμανικό και ευρωπαϊκό λογιστικό, φορολογικό και εμπορικό δίκαιο.
• Νόμιμη διατήρηση τιμολογίων και μεταδεδομένων συναλλαγών.
• Απόκριση σε νόμιμα αιτήματα αρχών ή δικαστηρίων.

4.3 Έννομα συμφέροντα (Άρθρο 6(1)(f) GDPR)

• Ασφάλεια πλατφόρμας, ανίχνευση απάτης και αποτροπή κατάχρησης.
• Βελτίωση υπηρεσιών και βελτιστοποίηση workflow.
• Εσωτερική διασφάλιση ποιότητας (όπου είναι δυνατόν ανωνυμοποιημένα ή συγκεντρωτικά).
• Διασφάλιση ακρίβειας μεταφράσεων και παραδοτέων.

4.4 Συγκατάθεση (Άρθρο 6(1)(a) GDPR)

Η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή: privacy@ellytic.com

• Μη απαραίτητα cookies και analytics.
• Προαιρετικές προτιμήσεις επικοινωνίας (π.χ. ενημερωτικά δελτία).
• Επεξεργασία ευαίσθητων πληροφοριών σε ανεβασμένα έγγραφα, όπου εφαρμόζεται.

Όλη η επεξεργασία AI πραγματοποιείται είτε σε υποδομές εντός ΕΕ είτε με υπεργολάβους δεσμευμένους με συμφωνίες συμβατές με GDPR και τυπικές διασφαλίσεις της ΕΕ.

Δεν χρησιμοποιούμε τα ανεβασμένα δεδομένα για εκπαίδευση δημόσιων μοντέλων AI.

6.1 Εκτελούντες την επεξεργασία (Άρθρο 28 GDPR)

Κοινοποιούμε προσωπικά δεδομένα μόνο στις ακόλουθες κατηγορίες εκτελούντων:

• Υπηρεσίες φιλοξενίας και cloud εντός ΕΕ
• Πάροχοι email και επικοινωνιών
• Συστήματα ticket υποστήριξης
• Συνεργάτες μετάφρασης και γλωσσικής διασφάλισης
• Πάροχοι πληρωμών (π.χ. Stripe, PayPal)
• Πάροχοι ταυτοποίησης ή e-signature (εφόσον χρησιμοποιούνται)
• Όλοι οι εκτελούντες δεσμεύονται από αυστηρές Συμβάσεις Επεξεργασίας Δεδομένων (DPAs).

6.2 Αρχές και φορείς

Μόνο με ρητό αίτημά σας ή νομική υποχρέωση, π.χ.:

• φορολογικές αρχές
• ληξιαρχεία
• συμβολαιογράφοι
• κτηματολόγια
• δικαστήρια
• τράπεζες

6.3 Καμία διαβίβαση σε τρίτες χώρες χωρίς εγγυήσεις

Δεν διαβιβάζουμε προσωπικά δεδομένα εκτός ΕΕ/ΕΟΧ εκτός εάν υπάρχει απόφαση επάρκειας (Άρθρο 45 GDPR) ή εφαρμόζονται κατάλληλες εγγυήσεις (Άρθρο 46 GDPR), συμπεριλαμβανομένων Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών (SCCs).

Κύρια φιλοξενία δεδομένων: Γερμανία (ΕΕ).

7.1 Έγγραφα και uploads

Διαγραφή 30 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας, εκτός αν:

υπάρχουν νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης ή ζητήσετε νωρίτερη διαγραφή (εκτός όπου απαγορεύεται από τον νόμο).

7.2 Δεδομένα λογαριασμού

Διατηρούνται έως τη διαγραφή του λογαριασμού και στη συνέχεια:

ανωνυμοποιούνται άμεσα όπου είναι δυνατόν, με ορισμένα μεταδεδομένα να τηρούνται για 6–10 έτη βάσει γερμανικού φορολογικού/εμπορικού δικαίου.

7.3 Αρχεία ασφαλείας

Αποθηκεύονται για 90 ημέρες, εκτός αν απαιτείται περισσότερο για διερεύνηση απάτης.

7.4 Αντίγραφα ασφαλείας

Κρυπτογραφημένα backups αντικαθίστανται με κυλιόμενο πρόγραμμα (30–90 ημέρες).