Η εταιρεία διαχειρίστηκε εγγραφές AFM μέσω 6 διαφορετικών λογιστών, 3 ελεύθερων μεταφραστών και μιας υπηρεσίας ταχυμεταφορών — κανένας από τους οποίους δεν μοιραζόταν ένα κοινό σύστημα παρακολούθησης. Ο διευθυντής λειτουργιών ξόδευε 15+ ώρες την εβδομάδα σε κλήσεις κατάστασης και αλυσίδες email.
ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ — AFM ΓΙΑ ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΠΕΛΑΤΕΣ
40+ εγγραφές AFM ανά μήνα — με μηδενικές απορριφθείσες αιτήσεις και χρόνο εκτέλεσης 5 ημερών
Η Papadopoulos & Associates αντικατέστησε το κατακερματισμένο δίκτυο λογιστών, μεταφραστών και ταχυδρομικών υπηρεσιών με μια ενιαία διαδικασία Ellytic που διαχειρίζεται την εγγραφή AFM, πιστοποιημένη μετάφραση και παράδοση εγγράφων έτοιμων για αρχές για τη διεθνή πελατεία τους.
D
Dimitris P.
Διαχειριστής Εταρείας · Papadopoulos & Associates · Ελλάδα
Η πρόκληση πριν από Ellytic
Διεθνείς πελάτες προσήλθαν με έγγραφα σε 12+ γλώσσες και διάφορα πρότυπα αποσφράγισης. Ένας στους τέσσερις αιτήσεις AFM απορρίφθηκαν κατά την πρώτη υποβολή λόγω προβλημάτων μορφοποίησης μετάφρασης ή ελλείποντων υποστηρικτικών εγγράφων.
Η διαδικασία ένταξης πελατών διαρκούσε κατά μέσο όρο 21 ημέρες από την εμπλοκή μέχρι την έκδοση του AFM. Οι αγοραστές ακινήτων υψηλής αξίας και οι πελάτες σχηματισμού εταιρειών συχνά έχαναν την υπομονή τους και μετακινούνταν σε ανταγωνιστικές εταιρείες με ταχύτερους χρόνους εκτέλεσης.
ΠΩΣ Η ELLYTIC ΤΟ ΕΛΥΣΕ
1
Εισαγωγή πελάτη με έλεγχο εγγράφων
Τα έγγραφα κάθε νέου πελάτη ανέβηκαν σε ένα workspace του Ellytic με αυτόματη επικύρωση για πληρότητα, ακεραιότητα αλυσίδας αποσφράγισης και απαιτήσεις μετάφρασης. Το σύστημα σημείωσε προβλήματα πριν ο πελάτης φύγει από την αρχική διαβούλευση.
2
Παράλληλη πιστοποιημένη μετάφραση
Τα έγγραφα που απαιτούσαν ελληνική μετάφραση κατευθύνθηκαν στην πιστοποιημένη διαδικασία μετάφρασης του Ellytic. Όλες οι μεταφράσεις παραδόθηκαν εντός 1 εργάσιμης ημέρας με μορφοποίηση αποδεκτή από τη ΔΟΥ — εξαλείφοντας την εξάρτηση της εταιρείας από ελεύθερους επαγγελματίες μεταφραστές.
3
Σύνθεση & υποβολή αίτησης AFM
Ellytic συνέθεσε το πλήρες πακέτο AFM — έντυπο M1, μεταφρασμένα έγγραφα, εξουσιοδότηση εκπροσώπου (εξουσιοδότηση) και υποστηρικτικά στοιχεία — και υπέβαλε απευθείας. Η σωστή ΔΟΥ προσδιορίστηκε αυτόματα με βάση την προγραμματισμένη φορολογική κατοικία του πελάτη.
4
Παρακολούθηση αρχών & ειδοποίηση πελάτη
Η εταιρεία έλαβε ενημερώσεις κατάστασης σε πραγματικό χρόνο για κάθε αίτηση. Με την έκδοση του AFM, το Ellytic παρέδωσε το πλήρες πακέτο — πιστοποιητικό AFM συν όλα τα υποστηρικτικά έγγραφα — έτοιμο για το επόμενο βήμα στη νομική διαδικασία του πελάτη.
ΜΕΤΡΗΣΙΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
40+
Εγγραφές AFM που επεξεργάστηκαν ανά μήνα
5 ημέρες
Μέσος χρόνος εκτέλεσης (ήταν 21 ημέρες)
0%
Ποσοστό απόρριψης αιτήσεων (ήταν 25%)
75%
Μείωση χρόνου συντονισμού διευθυντή λειτουργιών
“Χτίσαμε τη φήμη μας εξυπηρετώντας διεθνείς πελάτες, αλλά η διαδικασία AFM ήταν ο πιο αδύναμος κρίκος μας. Τώρα είναι η ταχύτερη. Οι πελάτες λαμβάνουν το AFM τους σε 5 ημέρες, και η ομάδα μου δεν αγγίζει ούτε μία αίτηση.”— Δημήτρης Π., Διαχειριστής Εταρείας, Παπαδόπουλος & Συνεργάτες
Λεπτομερής ανάλυση ροής εργασίας
1
Ημέρα 0: Εμπλοκή πελάτη & συλλογή εγγράφων
Κατά τη διάρκεια της αρχικής συνάντησης με τον πελάτη, ο συνεργάτης ανεβάζει το διαβατήριο του πελάτη, αποδεικτικό διεύθυνσης και οποιαδήποτε υπάρχοντα ελληνικά έγγραφα στο Ellytic. Το σύστημα δημιουργεί μια λίστα ελέγχου ειδικά για τον πελάτη και επισημαίνει τυχόν ελλείποντα έγγραφα ή απαιτήσεις αποσφράγισης.
2
Ημέρα 1–2: Μετάφραση & σύνθεση πακέτου
Πιστοποιημένες ελληνικές μεταφράσεις ολοκληρώνονται εντός 24 ωρών. Το έντυπο M1 είναι προγεμισμένο με βάση το προφίλ του πελάτη, και η εξουσιοδότηση εκπροσώπου είναι έτοιμη. Όλα τα έγγραφα διασταυρώνονται για συνέπεια πριν από την ολοκλήρωση του πακέτου.
3
Ημέρα 3–4: Υποβολή & επεξεργασία ΔΟΥ
Η πλήρης αίτηση υποβάλλεται στην ανατεθείσα ΔΟΥ (Φορολογική Υπηρεσία). Το Ellytic παρακολουθεί την υποβολή μέσω της επεξεργασίας, χειριζόμενο οποιαδήποτε αιτήματα αρχών για επιπλέον έγγραφα απευθείας χωρίς να εμπλέκει το προσωπικό της εταιρείας.
4
Ημέρα 5: Εκδόθηκε AFM & παραδόθηκε το πακέτο
Με την έκδοση του AFM, η εταιρεία λαμβάνει το πλήρες πακέτο: πιστοποιητικό AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις και όλα τα υποστηρικτικά έγγραφα. Αυτό το πακέτο είναι άμεσα χρήσιμο για αγορές ακινήτων, ίδρυση εταιρείας ή τραπεζικές διαδικασίες — ό,τι απαιτεί το επόμενο νομικό βήμα του πελάτη.
ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Έτοιμοι να τρέξετε αυτή τη ροή εργασίας;
Ξεκινήστε με μια εμπορική πιστοποίηση για να καθορίσετε την έκταση, την ιδιοκτησία και την παράδοση για την ομάδα σας.