Ξένοι αγοραστές ακινήτων έφτασαν στο ραντεβού του συμβολαιογράφου χωρίς έγκυρους αριθμούς AFM, μη μεταφρασμένα έγγραφα ταυτότητας ή ελλιπείς αλυσίδες πληρεξουσίων. Το 30% των προγραμματισμένων κλεισιμάτων αναβλήθηκαν — κοστίζοντας στο γραφείο κατά μέσο όρο €2,500 σε τέλη επανακρατήσεων και χαμένες χρεώσιμες ώρες ανά περιστατικό.
ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ — ΝΟΜΙΚΑ & ΣΥΜΒΟΛΑΙΟΓΡΑΦΙΚΑ
20+ κλεισίματα ξένων αγοραστών ανά μήνα — μηδενικές καθυστερήσεις εγγράφων στο γραφείο του συμβολαιογράφου
Η Kanzlei Vasiliou ενσωμάτωσε τη διαδικασία εγγραφής AFM και την πιστοποιημένη διαδικασία μετάφρασης του Ellytic στη ροή εργασιών συναλλαγών ακινήτων τους, εξαλείφοντας τα κενά εγγράφων που προκάλεσαν το 30% των κλεισιμάτων να αναβληθούν.
M
Maria V.
Συμβολαιογράφος · Kanzlei Vasiliou · Ελλάδα
Η πρόκληση πριν από Ellytic
Οι μεσίτες ακινήτων παρέπεμψαν τους αγοραστές στον συμβολαιογράφο με διαβεβαιώσεις ότι 'η AFM είναι υπό διαχείριση' — αλλά δεν υπήρχε καμία τυποποιημένη διαδικασία παράδοσης. Ο βοηθός του συμβολαιογράφου ξόδευε 10+ ώρες την εβδομάδα κυνηγώντας την κατάσταση των εγγράφων από λογιστές, μεταφραστές και τους εκπροσώπους των αγοραστών.
Κάθε ξένη εθνικότητα είχε διαφορετικές απαιτήσεις apostille, ανάγκες μετάφρασης και κανόνες ανάθεσης DOY. Το γραφείο δεν διατηρούσε καμία συστηματική λίστα ελέγχου — τα λάθη εντοπίζονταν στο γραφείο του συμβολαιογράφου, συχνά πολύ αργά για να διορθωθούν χωρίς να αναβληθεί η συναλλαγή.
ΠΩΣ Η ELLYTIC ΤΟ ΕΛΥΣΕ
1
Επικύρωση εγγράφων πριν το κλείσιμο
Όταν προγραμματίστηκε ένα κλείσιμο για ξένο αγοραστή, το Ellytic δημιούργησε μια λίστα ελέγχου εγγράφων συγκεκριμένης εθνικότητας. Ο εκπρόσωπος του αγοραστή ανέβασε τα έγγραφα αμέσως — και το σύστημα επικύρωσε την πληρότητα, την ακεραιότητα της αποσφράγισης και τις απαιτήσεις μετάφρασης πριν επιβεβαιωθεί οποιαδήποτε ημερομηνία κλεισίματος.
2
Πιστοποιημένη μετάφραση για συμβολαιογραφικά έγγραφα
Όλα τα έγγραφα ταυτότητας, οι πληρεξούσιες και οι υποστηρικτικές βεβαιώσεις που απαιτούν ελληνική μετάφραση επεξεργάστηκαν μέσω της πιστοποιημένης διαδικασίας μετάφρασης του Ellytic. Οι μεταφράσεις παραδόθηκαν εντός 1 εργάσιμης ημέρας με μορφοποίηση που έγινε αποδεκτή από όλα τα ελληνικά συμβολαιογραφικά γραφεία.
3
AFM εγγραφή παράλληλα με την προετοιμασία κλεισίματος
Για αγοραστές που δεν είχαν ακόμη αποκτήσει το AFM, το Ellytic εκτέλεσε τη διαδικασία εγγραφής παράλληλα με την προετοιμασία του κλεισίματος από τον συμβολαιογράφο. Το AFM εκδίδεται συνήθως 5–7 ημέρες πριν από το προγραμματισμένο κλείσιμο — δίνοντας στον συμβολαιογράφο πλήρη εμπιστοσύνη ότι όλα τα έγγραφα θα είναι έτοιμα.
4
Πλήρης παράδοση πακέτου έτοιμου για συμβολαιογράφο
Δύο ημέρες πριν το κλείσιμο, το Ellytic παρέδωσε το πλήρες πακέτο εγγράφων στον συμβολαιογράφο: πιστοποιητικό AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις όλων των εγγράφων ταυτότητας, πληρεξούσια (αν ισχύει) και αρχεία επαλήθευσης αποσφράγισης. Καμία τελευταία στιγμή κενών.
ΜΕΤΡΗΣΙΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
20+
Κλεισίματα ξένων αγοραστών ανά μήνα
0%
Αναβολές κλεισίματος (ήταν 30%)
2 ημέρες
Έγγραφα παραδιδόμενα πριν το κλείσιμο
€50k/έτος
Εξοικονόμηση σε κόστη αναβολής
“Η χειρότερη στιγμή ενός συμβολαιογράφου είναι όταν ο αγοραστής κάθεται απέναντι από το γραφείο και ανακαλύπτουμε ότι η αίτηση AFM απορρίφθηκε την προηγούμενη εβδομάδα. Αυτό δεν έχει συμβεί από τότε που αρχίσαμε να χρησιμοποιούμε Ellytic. Κάθε κλείσιμο είναι πλήρως προετοιμασμένο.”— Μαρία Β., Συμβολαιογράφος, Kanzlei Vasiliou
Λεπτομερής ανάλυση ροής εργασίας
1
Προγραμματισμένο κλείσιμο → έναρξη εισαγωγής αγοραστή
Όταν ένας μεσίτης ακινήτων ή δικηγόρος παραπέμπει έναν ξένο αγοραστή, ο βοηθός του συμβολαιογράφου δημιουργεί μια υπόθεση Ellytic με την ημερομηνία κλεισίματος και την εθνικότητα του αγοραστή. Το σύστημα δημιουργεί τις ακριβείς απαιτήσεις εγγράφων και στέλνει έναν εξατομικευμένο σύνδεσμο ανέβασμα στον αγοραστή ή τον εκπρόσωπό του.
2
Συλλογή εγγράφων & μετάφραση
Ο αγοραστής ανεβάζει διαβατήριο, απόδειξη διεύθυνσης, πληρεξούσια (αν διορίζει εκπρόσωπο) και οποιαδήποτε απαιτούμενα πιστοποιητικά. Τα έγγραφα επικυρώνονται αυτόματα. Οι πιστοποιημένες μεταφράσεις ξεκινούν αμέσως για όλες τις απαιτήσεις στην ελληνική γλώσσα.
3
AFM εγγραφή & έγκριση αρχής
Αν ο αγοραστής χρειάζεται AFM, το Ellytic εκτελεί τη διαδικασία πλήρους εγγραφής — έντυπο M1, μεταφρασμένα υποστηρικτικά έγγραφα, εξουσιοδότηση εκπροσώπου. Το σύστημα συντονίζεται με την ανατεθείσα ΔΟΥ και παρακολουθεί την αίτηση μέχρι την έκδοση, ολοκληρώνοντας συνήθως εντός 3–5 εργάσιμων ημερών.
4
Συγκέντρωση & παράδοση πακέτου πριν το κλείσιμο
Δύο εργάσιμες ημέρες πριν από το ραντεβού του συμβολαιογράφου, το πλήρες πακέτο συγκεντρώνεται και παραδίδεται: πιστοποιητικό AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις, αρχεία αποσφράγισης και αλυσίδα πληρεξουσίας. Ο συμβολαιογράφος ελέγχει μία φορά και επιβεβαιώνει την ετοιμότητα — καμία έκπληξη στο τραπέζι του κλεισίματος.
ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Έτοιμοι να τρέξετε αυτή τη ροή εργασίας;
Ξεκινήστε με μια εμπορική πιστοποίηση για να καθορίσετε την έκταση, την ιδιοκτησία και την παράδοση για την ομάδα σας.