כל עובד חדש דרש 4–6 נקודות מגע נפרדות עם הרשויות היווניות, מתרגמים פרילנסרים, ורואי חשבון מקומיים — ללא מעקב סטטוס מרכזי. צוות משאבי אנוש איבד בממוצע 8 שעות לכל עובד על תיאום בלבד.
מקרה בוחן — קליטת עובדים
מ-3 ל-15 גיוסים בינלאומיים בחודש — מבלי להוסיף כוח אדם לצוות הקליטה ביוון
TechBridge GmbH הרחיבה את ההתרחבות שלה ביוון על ידי החלפת רישום AFM ידני, תרגום מסמכים, ותהליכי רשות עם צינור Ellytic מובנה שסיפק תוך 3 ימי עסקים לכל גיוס.
E
Elena K.
מנהל משאבי אנוש · TechBridge GmbH · גרמניה
האתגר לפני Ellytic
עיכובי רישום AFM היו בממוצע 12 ימי עסקים מכיוון שהמסמכים הוגשו עם פורמט לא עקבי, תרגומים חסרים, או שרשראות אפוסטיל לא שלמות. אחד מתוך שלוש בקשות נדחו בהגשה הראשונה.
תאריכי התחלה של עובדים נדחו ב-2–3 שבועות בממוצע מכיוון שהקליטה בבנק לא יכלה להתחיל ללא AFM תקף. החברה איבדה €4,200 לכל עובד מעוכב בעלויות שכר לא מנוצלות ותיאום מחדש של פרויקטים.
איך ELLYTIC פתרה את זה
1
תהליך קליטה מובנה ורשימת מסמכים
מסמכי כל גיוס — דרכון, תעודת לידה מאושרת, הוכחת כתובת, חוזה עבודה — הועלו למקום עבודה אחד של Ellytic. המערכת אישרה את השלמות לפני כל הגשה, והסירה בקשות נדחות.
2
צינור תרגום מוסמך
כל המסמכים שדרשו תרגום ליוונית הועברו לזרימת העבודה של תרגום מוסמך של Ellytic. התרגומים הועברו בתוך יום עסקים אחד עם פורמט המתקבל על ידי הרשויות, והסירו את הצורך בתיאום עם מתרגמים פרילנסרים.
3
AFM רישום והגשת רשות
Ellytic הכינה והגישה את חבילת הבקשה ל- AFM ישירות, והבטיחה את ההקצאה הנכונה של DOY, אישור נציג נכון, ותיעוד תומך מלא. ההרשמה הושלמה תוך 3 ימי עסקים.
4
העברת מוכנות בנקאית לאחר AFM
ברגע ש- AFM הונפק, Ellytic העבירה חבילת מסמכים מוכנה לבנק — תעודת AFM, תרגומים מוסמכים, וחבילת אימות זהות — כך שהעובד יכול לפתוח חשבון בנק יווני בתוך אותו שבוע.
תוצאות מדידות
15
עובדים בינלאומיים שהוקלטו בחודש
3 ימים
זמן רישום AFM ממוצע (היה 12)
0%
שיעור דחיית בקשות (היה 33%)
€63k
חיסכון שנתי מעלויות שנגרמו מעיכובים ועלויות רדומות
“פחדנו מכל גיוס חדש ביוון בגלל הכאוס בניירת. עכשיו זה תהליך חוזר של 3 ימים. הצוות שלנו באתונה יכול להתחיל לעבוד ביום הראשון במקום לחכות שלושה שבועות ל- AFM.”— אלנה ק., מנהלת משאבי אנוש, TechBridge GmbH
פירוט זרימת עבודה מפורט
1
יום 0: גיוס מאושר, קליטה מופעלת
HR מגישה את פרטי הגיוס החדש דרך טופס הקליטה של Ellytic. המערכת מייצרת רשימת מסמכים מותאמת אישית על סמך לאום, סוג חוזה, ורשומות רשות נדרשות. פריטים חסרים מסומנים לפני שהעבודה מתחילה.
2
יום 1: מסמכים מאומתים ותרגומים התחילו
המסמכים שהועלו נבדקים לשלמות, עמידה בפורמט, ותוקף אפוסטיל. תרגומים מוסמכים מתחילים מיד — מועברים תוך 24 שעות. חבילת הבקשה ל- AFM מורכבת במקביל.
3
יום 2–3: AFM הוגשה ונרשמה
חבילת הבקשה המלאה ל- AFM — כולל מסמכים מתורגמים, אישור נציג (εξουσιοδότηση), והוכחת תעסוקה — מוגשת ל- DOY המיועד. Ellytic עוקבת אחרי ההרשמה ומאשרת את מספר AFM עם הנפקתו.
4
יום 3–5: חבילת בנקאות הועברה
העובד מקבל חבילת מסמכים מוכנה לבנק: תעודת AFM, תרגומים מוסמכים, ופלטי אימות זהות. חבילה זו עומדת בדרישות התיעוד של כל הבנקים הגדולים ביוון לפתיחת חשבון.
צעד הבא
מוכן להריץ את זרימת העבודה הזו?
התחל עם הכשרה מסחרית כדי להגדיר את היקף ההפצה, הבעלות, והמסירה עבור הצוות שלך.