המשרד ניהל רישומי AFM דרך 6 רואי חשבון שונים, 3 מתרגמים עצמאיים, ושירות שליחויות — אף אחד מהם לא שיתף מערכת מעקב משותפת. מנהל התפעול בילה יותר מ-15 שעות בשבוע בשיחות סטטוס ורשתות דוא״ל.
מקרה בוחן — AFM ללקוחות בינלאומיים
40+ רישומי AFM בחודש — עם אפס בקשות נדחות וזמן תגובה של 5 ימים
Papadopoulos & Associates החליפו את הרשת המפוצלת שלהם של רואי חשבון, מתרגמים ושליחים בצינור Ellytic אחד שמטפל ברישום AFM, תרגום מוסמך, והעברת מסמכים מוכנים לרשויות עבור בסיס הלקוחות הבינלאומי שלהם.
D
Dimitris P.
שותף מנהל · Papadopoulos & Associates · יוון
האתגר לפני Ellytic
לקוחות בינלאומיים הגיעו עם מסמכים ב-12+ שפות וסטנדרטים שונים של אפוסטיל. אחד מתוך ארבעה בקשות AFM נדחו בהגשה הראשונה עקב בעיות בעיצוב התרגום או מסמכים תומכים חסרים.
תהליך קליטת הלקוח ארך בממוצע 21 ימים מההתקשרות ועד הוצאת ה-AFM. קונים של נכסים בעלי ערך גבוה ולקוחות הקמת חברות לעיתים קרובות איבדו סבלנות ועברו למשרדים מתחרים עם זמני טיפול מהירים יותר.
איך ELLYTIC פתרה את זה
1
קליטת לקוחות עם אימות מסמכים
כל המסמכים של הלקוח החדש הועלו לחלל עבודה של Ellytic עם אימות אוטומטי של שלמות, שלמות שרשרת האפוסטיל, ודרישות תרגום. המערכת ציינה בעיות לפני שהלקוח עזב את הייעוץ הראשוני.
2
תרגום מוסמך מקבילי
מסמכים שדרשו תרגום ליוונית הועברו לצינור התרגום המוסמך של Ellytic. כל התרגומים הועברו בתוך 1 יום עסקים עם פורמט המתקבל על ידי DOY — מה שהסיר את התלות של המשרד במתרגמים פרילנסרים.
3
הרכבת והגשת בקשה ל-AFM
Ellytic הרכיב את חבילת AFM המלאה — טופס M1, מסמכים מתורגמים, הרשאת נציגות (εξουσιοδότηση), והוכחות תומכות — והגיש ישירות. ה-DOY הנכון נקבע אוטומטית בהתבסס על מקום המגורים המיסויי המיועד של הלקוח.
4
מעקב אחר הרשויות והודעת לקוח
המשרד קיבל עדכוני מצב בזמן אמת על כל בקשה. עם הוצאת ה-AFM, Ellytic העביר את החבילה המלאה — תעודת AFM בנוסף לכל המסמכים התומכים — מוכנה לשלב הבא בתהליך המשפטי של הלקוח.
תוצאות מדידות
40+
רישומי AFM מעובדים בחודש
5 ימים
זמן טיפול ממוצע (היה 21 ימים)
0%
שיעור דחיית בקשות (היה 25%)
75%
הפחתה בזמן תיאום מנהל התפעול
“בניתי את המוניטין שלנו על שירות ללקוחות בינלאומיים, אך תהליך ה-AFM היה הקישור החלש ביותר שלנו. עכשיו זה הקישור המהיר ביותר שלנו. לקוחות מקבלים את ה-AFM שלהם תוך 5 ימים, והצוות שלי לא נוגע בטופס בקשה אחד.”— דימיטריס פ., שותף מנהל, פאפאדופולוס ושיתוף פעולה
פירוט זרימת עבודה מפורט
1
יום 0: מעורבות לקוח ואיסוף מסמכים
במהלך הפגישה הראשונית עם הלקוח, העוזר מעלה את דרכון הלקוח, הוכחת כתובת, וכל מסמך יווני קיים ל-Ellytic. המערכת מייצרת רשימת בדיקה ספציפית ללקוח ומדגישה כל מסמך חסר או דרישות אפוסטיל.
2
יום 1–2: תרגום והרכבת חבילה
תרגומים מוסמכים ליוונית מושלמים בתוך 24 שעות. טופס M1 ממולא מראש בהתבסס על פרופיל הלקוח, והרשאת הנציג מוכנה. כל המסמכים נבדקים לצורך עקביות לפני סיום החבילה.
3
יום 3–4: הגשה ועיבוד DOY
הבקשה המלאה מוגשת ל-DOY המיועד (משרד המיסים). Ellytic עוקב אחרי ההגשה במהלך העיבוד, מטפל בכל בקשות הרשויות למסמכים נוספים ישירות מבלי לערב את צוות המשרד.
4
יום 5: AFM הוצא והחבילה נמסרה
עם הוצאת ה-AFM, המשרד מקבל את החבילה המלאה: תעודת AFM, תרגומים מוסמכים, וכל המסמכים התומכים. חבילה זו זמינה מיד לשימוש לרכישת נכסים, הקמת חברות, או בנקאות — כל מה שצעד משפטי הבא של הלקוח דורש.
צעד הבא
מוכן להריץ את זרימת העבודה הזו?
התחל עם הכשרה מסחרית כדי להגדיר את היקף ההפצה, הבעלות, והמסירה עבור הצוות שלך.