קונים זרים הגיעו לפגישת הנוטריון ללא מספרי AFM תקפים, מסמכי זהות לא מתורגמים, או שרשראות ייפוי כוח לא שלמות. 30% מהסגירות המתוכננות נדחו — מה שעלה למשרד בממוצע €2,500 בדמי הזמנה מחדש ושעות עבודה אבודות לכל מקרה.
מקרה בוחן — משפטי ונוטריון
20+ סגירות קונים זרים בחודש — אפס עיכובי מסמכים בשולחן הנוטריון
Kanzlei Vasiliou שילבה את רישום הAFM וצינור התרגום המוסמך של Ellytic בתהליך העסקאות הנדל"ן שלהם, והסירה את הפערים במסמכים שגרמו ל-30% מהסגירות להתעכב.
M
Maria V.
נוטריון · Kanzlei Vasiliou · יוון
האתגר לפני Ellytic
סוכני נדל"ן הפנו קונים לנוטריון עם הבטחות ש'הAFM מטופל' — אך לא הייתה העברה סטנדרטית. העוזר של הנוטריון בילה 10+ שעות בשבוע במעקב אחרי מצב המסמכים מרואי חשבון, מתרגמים, ונציגי הקונים.
כל אזרחות זרה הביאה דרישות אפוסטיל שונות, צרכי תרגום, וחוקי הקצאת DOY. המשרד לא שמר על רשימת בדיקה שיטתית — טעויות נתפסו בשולחן הנוטריון, לעיתים קרובות מאוחר מדי לתקן מבלי לדחות את העסקה.
איך ELLYTIC פתרה את זה
1
אימות מסמכים לפני סגירה
כאשר סגירה של קונה זר הייתה מתוכננת, Ellytic יצר רשימת בדיקות מסמכים ספציפית לאום. הנציג של הקונה העלה מסמכים מיד — והמערכת אישרה את שלמותם, את שלמות האפוסטיל ואת דרישות התרגום לפני שאושרה כל תאריך סגירה.
2
תרגום מוסמך למסמכים נוטריוניים
כל המסמכים מזהות, ייפויי כוח, ותעודות תומכות שדרשו תרגום ליוונית עברו דרך צינור התרגום המוסמך של Ellytic. התרגומים הועברו בתוך יום עסקים אחד עם פורמט שהתקבל על ידי כל משרדי הנוטריונים ביוון.
3
AFM רישום במקביל להכנת הסגירה
עבור קונים שעדיין לא קיבלו את הAFM שלהם, Ellytic ניהל את תהליך הרישום במקביל להכנת הסגירה של הנוטריון. הAFM הונפק בדרך כלל 5–7 ימים לפני הסגירה המתוכננת — מה שנתן לנוטריון ביטחון מלא שכל המסמכים יהיו מוכנים.
4
אספקת חבילת נוטריון מוכנה מלאה
יומיים לפני הסגירה, Ellytic העביר את חבילת המסמכים המלאה לנוטריון: תעודת AFM, תרגומים מוסמכים של כל המסמכים מזהות, ייפוי כוח (אם רלוונטי), ורשומות אימות אפוסטיל. ללא פערים ברגע האחרון.
תוצאות מדידות
20+
סגירות קונים זרים בחודש
0%
דחיות סגירה (היה 30%)
2 ימים
מסמכים נמסרו לפני הסגירה
€50k/שנה
חסך בעלויות דחייה שהוסרו
“הרגע הגרוע ביותר של נוטריון הוא כאשר הקונה יושב מול השולחן ואנחנו מגלים שהבקשה שלו לAFM נדחתה בשבוע שעבר. זה לא קרה מאז שהתחלנו להשתמש בEllytic. כל סגירה מוכנה לחלוטין.”— מריה ו., נוטריון, Kanzlei Vasiliou
פירוט זרימת עבודה מפורט
1
סגירה מתוכננת → קליטת קונה הוחלה
כאשר סוכן נדל"ן או עורך דין מפנה קונה זר, העוזר של הנוטריון יוצר תיק Ellytic עם תאריך הסגירה ואום הקונה. המערכת מייצרת את דרישות המסמכים המדויקות ושולחת קישור העלאה מותאם אישית לקונה או לנציג שלו.
2
איסוף מסמכים ותרגום
הקונה מעלה דרכון, הוכחת כתובת, ייפוי כוח (אם ממנה נציג), וכל תעודה נדרשת. המסמכים מאומתים אוטומטית. תרגומים מוסמכים מתחילים מיד עבור כל הדרישות בשפה היוונית.
3
AFM רישום ואישור סמכות
אם הקונה זקוק לAFM, Ellytic מנהל את תהליך הרישום המלא — טופס M1, מסמכים תומכים מתורגמים, אישור נציג. המערכת מתאמת עם ה-DOY המיועד ומביאה את הבקשה עד להנפקה, בדרך כלל תוך 3–5 ימי עסקים.
4
הרכבת חבילת טרום סגירה ואספקה
יומיים עסקים לפני הפגישה עם הנוטריון, החבילה המלאה מורכבת ומועברת: תעודת AFM, תרגומים מוסמכים, רשומות אפוסטיל, ושרשרת ייפוי כוח. הנוטריון בודק פעם אחת ומאשר מוכנות — ללא הפתעות בשולחן הסגירה.
צעד הבא
מוכן להריץ את זרימת העבודה הזו?
התחל עם הכשרה מסחרית כדי להגדיר את היקף ההפצה, הבעלות, והמסירה עבור הצוות שלך.