עם 50+ מקרים פעילים בכל זמן, צוות התפעול ניהל כל העברה דרך שרשורי דוא"ל, גיליונות עבודה משותפים, וקבוצות WhatsApp עם אנשי קשר מקומיים ביוון. מצב המקרה היה לא ידוע עד שמישהו בדק ידנית — מה שהוביל לפספוסי מועדים והסלמות לקוחות.
מקרה מבחן — פעולות העברה
200+ מקרים פעילים של העברה מנוהלים דרך צינור אחד — עם 60% פחות העברות
Nordic Mobility Partners החליפו את זרימת העבודה הידנית שלהם ביוון עם Ellytic's צינור מובנה, והגדילו מ-50 ל-200+ מקרים פעילים תוך הפחתת עלויות תיאום ב-60% והגשת רישומים AFM תוך 3 ימי עסקים.
S
Sarah M.
מנהל תפעול · Nordic Mobility Partners · נורווגיה
האתגר לפני Ellytic
כל עובד המועבר נדרש לרישום AFM, תרגומים מוסמכים של מסמכים, ומסמכים מוכנים לסמכות — אך השילוב השתנה לפי לאום, מצב משפחתי, וסוג חוזה מעסיק. הצוות שמר על 14 רשימות בדיקות מסמכים שונות באופן ידני.
לקוחות המעסיקים ציפו לדווחות מצב שבועיים על כל המקרים הפעילים. יצירת הדווחות הללו לקחה למנהל התפעול יותר מ-6 שעות בכל יום שישי — משיכת נתונים משרשורי דוא"ל, חשבוניות מתרגמים ואישורי רואי חשבון לגיליון אלקטרוני אחד.
איך ELLYTIC פתרה את זה
1
הגדרת מקום עבודה ברמת המעסיק
כל לקוח מעסיק קיבל מקום עבודה ייחודי Ellytic עם תבניות מקרה מותאמות המתאימות לסוג החוזה שלהם, לאומיות המועברים ולרישומים הנדרשים. מקרים חדשים נוצרו מתבניות עם רשימות בדיקה למסמכים שהוגדרו מראש.
2
עיבוד מסמכים בקבוצות
מסמכים ממספר מועברים עובדו במקביל — תרגומים מוסמכים, אימות אפוסטיל והרכבת חבילת AFM פעלו כולם במקביל. הצוות יכול היה להגיש 15–20 מקרים בשבוע ללא צווארי בקבוק.
3
מעקב מצב אוטומטי
כל מקרה עבר דרך שלבים מוגדרים — קבלה, איסוף מסמכים, תרגום, הגשת AFM, עיבוד רשות, מסירה — עם עדכוני מצב אוטומטיים. צוות התפעול ראה התקדמות בזמן אמת מבלי לבצע שיחות מצב.
4
לוח מחוונים לדיווח מעסיקים
דווחות מעסיקים שבועיים נוצרו אוטומטית מנתוני מצב המקרים. כל דוח הראה מקרים פעילים, לוחות זמנים להשלמה וכל חסמים — החלפת 6 שעות של עבודה ידנית בגיליון אלקטרוני עם ייצוא אחד.
תוצאות מדידות
200+
מקרים פעילים של העברה מנוהלים
60%
הפחתה בהעברות תיאום
3 ימים
זמן סיבוב ממוצע AFM לכל מועבר
6 שעות/שבוע
זמן דיווח שנח saved (אוטומטי לחלוטין)
“עברנו מטביעה בגיליונות אלקטרוניים לניהול 200 מקרים דרך צינור נקי. לקוחות המעסיקים שלנו שמו לב להבדל מיד — הם מקבלים דוחות שבועיים מבלי שנצטרך להתרוצץ בכל יום שישי.”— שרה מ., מנהל תפעול, Nordic Mobility Partners
פירוט זרימת עבודה מפורט
1
קליטת מקרה חדש ממחלקת משאבי אנוש של המעסיק
כאשר מעסיק מגיש מועבר חדש, המערכת יוצרת מקרה מתבנית ספציפית למעסיק. דרישות המסמכים מוגדרות מראש בהתאם לאומיות המועבר וסוג החוזה. המועבר מקבל קישור העלאה מותאם אישית למסמכיו.
2
עיבוד מסמכים במקביל
מסמכים שהועלו מאומתים מבחינת שלמות והתאמה לפורמט. תרגומים מוסמכים ובדיקות אפוסטיל מתבצעות במקביל בכל המקרים הפעילים. המערכת מדרגת מקרים לפי SLA של המעסיק ודחיפות תאריך ההתחלה.
3
הגשת AFM בקבוצות
חבילות AFM שלמות מוגשות בקבוצות ל-DOY המיועד. כל הגשה כוללת את טופס M1, מסמכים מתורגמים, מכתב אימות מהמעסיק, ואישור נציג. המערכת עוקבת אחרי כל הגשה באופן עצמאי.
4
מסירה והודעת מעסיק
עם הנפקת AFM, המועבר והמעסיק מקבלים את החבילה המלאה — תעודת AFM, תרגומים מוסמכים, ומסמכים מוכנים לבנק. לוח המחוונים של המעסיק מתעדכן אוטומטית, ודוח השבועי משקף את ההשלמה.
צעד הבא
מוכן להריץ את זרימת העבודה הזו?
התחל עם הכשרה מסחרית כדי להגדיר את היקף ההפצה, הבעלות, והמסירה עבור הצוות שלך.