Με 50+ ενεργές υποθέσεις ανά πάσα στιγμή, η ομάδα λειτουργιών διαχειριζόταν κάθε μεταφορά μέσω αλληλογραφίας, κοινών υπολογιστικών φύλλων και ομάδων WhatsApp με τοπικούς Έλληνες επαφές. Η κατάσταση της υπόθεσης ήταν άγνωστη μέχρι να ελέγξει κάποιος χειροκίνητα — οδηγώντας σε χαμένες προθεσμίες και κλιμακώσεις πελατών.
ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ — ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ
200+ ενεργές υποθέσεις μετεγκατάστασης που διαχειρίζονται μέσω μιας μόνο ροής — με 60% λιγότερες παραδόσεις
Η Nordic Mobility Partners αντικατέστησε τη χειροκίνητη ροή εργασίας λειτουργιών στην Ελλάδα με την οργανωμένη ροή του Ellytic, κλιμακώνοντας από 50 σε 200+ ενεργές υποθέσεις ενώ μείωσε το κόστος συντονισμού κατά 60% και παρέδωσε εγγραφές AFM σε 3 εργάσιμες ημέρες.
S
Sarah M.
Υπεύθυνος Λειτουργιών · Nordic Mobility Partners · Νορβηγία
Η πρόκληση πριν από Ellytic
Κάθε υπάλληλος που μεταφέρεται χρειάζεται εγγραφή AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις εγγράφων και έγγραφα έτοιμα για αρχές — αλλά ο συνδυασμός ποικίλλει ανάλογα με την εθνικότητα, την οικογενειακή κατάσταση και τον τύπο σύμβασης εργοδότη. Η ομάδα διατηρούσε 14 διαφορετικές λίστες ελέγχου εγγράφων χειροκίνητα.
Οι εργοδότες πελάτες αναμέναν εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης για όλες τις ενεργές υποθέσεις. Η δημιουργία αυτών των αναφορών απαιτούσε από τον υπεύθυνο λειτουργιών 6+ ώρες κάθε Παρασκευή — συγκεντρώνοντας δεδομένα από αλληλογραφία, τιμολόγια μεταφραστών και επιβεβαιώσεις λογιστών σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο.
ΠΩΣ Η ELLYTIC ΤΟ ΕΛΥΣΕ
1
Ρύθμιση χώρου εργασίας σε επίπεδο εργοδότη
Κάθε εργοδότης πελάτης έλαβε έναν ειδικό χώρο εργασίας Ellytic με προσαρμοσμένα πρότυπα υποθέσεων που αντιστοιχούν στον τύπο σύμβασης, τις εθνικότητες των μετεγκαταστάτων και τις απαιτούμενες εγγραφές αρχών. Νέες υποθέσεις δημιουργούνταν από πρότυπα με προρυθμισμένες λιστές ελέγχου εγγράφων.
2
Ομαδική επεξεργασία εγγράφων
Έγγραφα από πολλούς μετεγκαταστάτες επεξεργάζονταν παράλληλα — πιστοποιημένες μεταφράσεις, επικύρωση από apostille και συναρμολόγηση πακέτου AFM να τρέχουν ταυτόχρονα. Η ομάδα μπορούσε να υποβάλει 15–20 υποθέσεις την εβδομάδα χωρίς συμφόρηση.
3
Αυτοματοποιημένη παρακολούθηση κατάστασης
Κάθε υπόθεση προχωρούσε μέσα από καθορισμένα στάδια — εισαγωγή, συλλογή εγγράφων, μετάφραση, υποβολή AFM, επεξεργασία αρχών, παράδοση — με αυτόματες ενημερώσεις κατάστασης. Η ομάδα λειτουργιών έβλεπε την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο χωρίς να κάνει κλήσεις κατάστασης.
4
Πίνακας αναφορών εργοδοτών
Εβδομαδιαίες αναφορές εργοδοτών δημιουργούνταν αυτόματα από δεδομένα κατάστασης υποθέσεων. Κάθε αναφορά έδειχνε ενεργές υποθέσεις, χρονοδιαγράμματα ολοκλήρωσης και τυχόν εμπόδια — αντικαθιστώντας 6 ώρες χειροκίνητης εργασίας σε υπολογιστικά φύλλα με μια μόνο εξαγωγή.
ΜΕΤΡΗΣΙΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
200+
Ενεργές υποθέσεις μετεγκατάστασης που διαχειρίζονται
60%
Μείωση στις παραδόσεις συντονισμού
3 ημέρες
Μέσος χρόνος AFM ανά μετεγκαταστάτη
6 ώρες/εβδομάδα
Χρόνος αναφοράς που εξοικονομήθηκε (εντελώς αυτοματοποιημένο)
“Περάσαμε από το να πνιγόμαστε σε υπολογιστικά φύλλα στο να διαχειριζόμαστε 200 υποθέσεις μέσω μιας καθαρής ροής. Οι εργοδότες πελάτες μας παρατήρησαν τη διαφορά αμέσως — λαμβάνουν εβδομαδιαίες αναφορές χωρίς να τρέχουμε κάθε Παρασκευή.”— Sarah M., Υπεύθυνος Λειτουργιών, Nordic Mobility Partners
Λεπτομερής ανάλυση ροής εργασίας
1
Νέα υποβολή υπόθεσης από το τμήμα HR του εργοδότη
Όταν ένας εργοδότης υποβάλλει έναν νέο μετεγκαταστάτη, το σύστημα δημιουργεί μια υπόθεση από το πρότυπο που είναι ειδικό για τον εργοδότη. Οι απαιτήσεις εγγράφων είναι προρυθμισμένες με βάση την εθνικότητα και τον τύπο σύμβασης του μετεγκαταστάτη. Ο μετεγκαταστάτης λαμβάνει έναν προσωπικό σύνδεσμο ανεβάσματος για τα έγγραφά του.
2
Παράλληλη επεξεργασία εγγράφων
Τα ανεβασμένα έγγραφα επικυρώνονται για πληρότητα και συμμόρφωση μορφής. Πιστοποιημένες μεταφράσεις και έλεγχοι αποσφράγισης εκτελούνται παράλληλα σε όλες τις ενεργές υποθέσεις. Το σύστημα δίνει προτεραιότητα στις υποθέσεις με βάση την SLA του εργοδότη και την επείγουσα ημερομηνία έναρξης.
3
Υποβολή παρτίδας AFM
Πλήρη πακέτα AFM υποβάλλονται σε δόσεις στην ανατεθειμένη ΔΟΥ. Κάθε υποβολή περιλαμβάνει τη φόρμα M1, μεταφρασμένα έγγραφα, επιστολή επαλήθευσης εργοδότη και εξουσιοδότηση εκπροσώπου. Το σύστημα παρακολουθεί κάθε υποβολή ανεξάρτητα.
4
Παράδοση & ειδοποίηση εργοδότη
Μετά την έκδοση AFM, ο μετακινούμενος και ο εργοδότης λαμβάνουν το πλήρες πακέτο — πιστοποιητικό AFM, πιστοποιημένες μεταφράσεις και έγγραφα έτοιμα για τράπεζα. Ο πίνακας ελέγχου του εργοδότη ενημερώνεται αυτόματα και η εβδομαδιαία αναφορά αντικατοπτρίζει την ολοκλήρωση.
ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Έτοιμοι να τρέξετε αυτή τη ροή εργασίας;
Ξεκινήστε με μια εμπορική πιστοποίηση για να καθορίσετε την έκταση, την ιδιοκτησία και την παράδοση για την ομάδα σας.