Le cabinet gérait les enregistrements AFM à travers 6 comptables différents, 3 traducteurs indépendants et un service de messagerie — aucun d'entre eux ne partageait un système de suivi commun. Le responsable des opérations passait plus de 15 heures par semaine en appels de statut et chaînes d'e-mails.
ÉTUDE DE CAS — AFM POUR CLIENTS INTERNATIONAUX
Plus de 40 enregistrements AFM par mois — avec zéro demande rejetée et un délai de 5 jours
Papadopoulos & Associates a remplacé son réseau fragmenté de comptables, traducteurs et coursiers par un seul pipeline Ellytic qui gère l'enregistrement AFM, la traduction certifiée et la livraison de documents prêts pour les autorités pour leur clientèle internationale.
D
Dimitris P.
Associé gérant · Papadopoulos & Associates · Grèce
Le défi avant Ellytic
Les clients internationaux arrivaient avec des documents en plus de 12 langues et des normes d'apostille variées. Un sur quatre des demandes AFM était rejeté lors de la première soumission en raison de problèmes de formatage de traduction ou de documents de soutien manquants.
L'intégration des clients prenait en moyenne 21 jours de l'engagement à l'émission de AFM. Les acheteurs de biens immobiliers de grande valeur et les clients de création d'entreprise perdaient régulièrement patience et se tournaient vers des cabinets concurrents avec des délais plus rapides.
COMMENT ELLYTIC L'A RÉSOLU
1
Intégration des clients avec validation des documents
Les documents de chaque nouveau client étaient téléchargés dans un espace de travail Ellytic avec validation automatique pour l'exhaustivité, l'intégrité de la chaîne d'apostille et les exigences de traduction. Le système signalait les problèmes avant que le client ne quitte la consultation initiale.
2
Traduction certifiée parallèle
Les documents nécessitant une traduction en grec ont été acheminés vers le pipeline de traduction certifié de Ellytic. Toutes les traductions ont été livrées dans un délai d'un jour ouvrable avec un format accepté par la DOY — éliminant la dépendance du cabinet aux traducteurs freelances.
3
Assemblage et soumission de la demande AFM
Ellytic a assemblé le package complet AFM — formulaire M1, documents traduits, autorisation du représentant (εξουσιοδότηση), et preuves à l'appui — et a soumis directement. La DOY correcte a été déterminée automatiquement en fonction de la résidence fiscale prévue par le client.
4
Suivi des autorités et notification des clients
Le cabinet a reçu des mises à jour de statut en temps réel sur chaque demande. Dès l'émission de AFM, Ellytic a livré le package complet — certificat AFM plus tous les documents à l'appui — prêt pour la prochaine étape du flux de travail juridique du client.
RÉSULTATS MESURABLES
40+
Enregistrements AFM traités par mois
5 jours
Délai moyen (était de 21 jours)
0%
Taux de rejet des demandes (était de 25%)
75%
Réduction du temps de coordination du responsable des opérations
“Nous avons construit notre réputation en servant des clients internationaux, mais le processus AFM était notre maillon le plus faible. Maintenant, c'est notre plus rapide. Les clients obtiennent leur AFM en 5 jours, et mon équipe ne touche pas un seul formulaire de demande.”— Dimitris P., Associé gérant, Papadopoulos & Associés
Détail du flux de travail
1
Jour 0 : Engagement du client et collecte de documents
Lors de la première réunion avec le client, l'associé télécharge le passeport du client, une preuve d'adresse et tout document grec existant sur Ellytic. Le système génère une liste de contrôle spécifique au client et met en évidence tout document manquant ou exigence d'apostille.
2
Jour 1–2 : Traduction et assemblage du package
Les traductions certifiées en grec sont complétées dans les 24 heures. Le formulaire M1 est pré-rempli en fonction du profil du client, et l'autorisation du représentant est préparée. Tous les documents sont validés pour cohérence avant la finalisation du package.
3
Jour 3–4 : Soumission et traitement par la DOY
La demande complète est soumise à la DOY (Bureau des impôts) assignée. Ellytic suit la soumission à travers le traitement, gérant directement toute demande d'autorité pour des documents supplémentaires sans impliquer le personnel du cabinet.
4
Jour 5 : AFM émis et package livré
Dès l'émission de AFM, le cabinet reçoit le package complet : certificat AFM, traductions certifiées et tous les documents à l'appui. Ce package est immédiatement utilisable pour des achats immobiliers, la formation d'entreprise ou des opérations bancaires — quelle que soit la prochaine étape juridique requise par le client.
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