Les acheteurs de biens immobiliers étrangers sont arrivés au rendez-vous notarial sans numéros AFM valides, documents d'identité non traduits, ou chaînes de procuration incomplètes. 30 % des clôtures prévues ont été reportées — coûtant au bureau en moyenne 2 500 € en frais de reprogrammation et heures facturables perdues par incident.
ÉTUDE DE CAS — JURIDIQUE & NOTAIRE
20+ clôtures d'acheteurs étrangers par mois — zéro retard documentaire au bureau du notaire
Kanzlei Vasiliou a intégré le processus d'enregistrement AFM et le pipeline de traduction certifiée de Ellytic dans leur flux de travail de transaction immobilière, éliminant les lacunes documentaires qui ont causé 30 % des clôtures à être reportées.
M
Maria V.
Notaire · Kanzlei Vasiliou · Grèce
Le défi avant Ellytic
Les agents immobiliers ont référé les acheteurs au notaire avec l'assurance que 'le AFM est en cours de traitement' — mais aucune passation standardisée n'existait. L'assistant du notaire passait plus de 10 heures par semaine à poursuivre l'état des documents auprès des comptables, traducteurs et représentants des acheteurs.
Chaque nationalité étrangère avait des exigences d'apostille différentes, des besoins de traduction et des règles d'attribution de DOY. Le bureau ne maintenait aucune liste de contrôle systématique — les erreurs étaient détectées au bureau du notaire, souvent trop tard pour être corrigées sans reporter la transaction.
COMMENT ELLYTIC L'A RÉSOLU
1
Validation des documents avant la clôture
Lorsqu'une clôture pour un acheteur étranger était prévue, Ellytic a généré une liste de contrôle de documents spécifique à la nationalité. Le représentant de l'acheteur a téléchargé les documents immédiatement — et le système a validé la complétude, l'intégrité de l'apostille et les exigences de traduction avant que toute date de clôture ne soit confirmée.
2
Traduction certifiée pour documents notariaux
Tous les documents d'identité, procurations et certificats de soutien nécessitant une traduction en grec ont été traités par le pipeline de traduction certifiée de Ellytic. Les traductions ont été livrées dans un délai d'un jour ouvrable avec un format accepté par tous les bureaux notariaux grecs.
3
Enregistrement AFM en parallèle avec la préparation de la clôture
Pour les acheteurs qui n'avaient pas encore obtenu leur AFM, Ellytic a exécuté le processus d'enregistrement en parallèle avec la préparation de la clôture par le notaire. Le AFM était généralement délivré 5 à 7 jours avant la clôture prévue — donnant au notaire une pleine confiance que tous les documents seraient prêts.
4
Livraison complète du paquet prêt pour le notaire
Deux jours avant la clôture, Ellytic a livré le paquet de documents complet au notaire : certificat AFM, traductions certifiées de tous les documents d'identité, procuration (le cas échéant) et dossiers de vérification d'apostille. Pas de lacunes de dernière minute.
RÉSULTATS MESURABLES
20+
Clôtures d'acheteurs étrangers par mois
0 %
Report de clôtures (était 30 %)
2 jours
Documents livrés avant la clôture
50k€/an
Économies réalisées sur les coûts de report éliminés
“Le pire moment pour un notaire est lorsque l'acheteur est assis en face du bureau et que nous découvrons que sa demande AFM a été rejetée la semaine dernière. Cela ne s'est pas produit depuis que nous avons commencé à utiliser Ellytic. Chaque clôture est entièrement préparée.”— Maria V., Notaire, Kanzlei Vasiliou
Détail du flux de travail
1
Clôture prévue → initiation de l'accueil de l'acheteur
Lorsqu'un agent immobilier ou un avocat réfère un acheteur étranger, l'assistant du notaire crée un dossier Ellytic avec la date de clôture et la nationalité de l'acheteur. Le système génère les exigences documentaires exactes et envoie un lien de téléchargement personnalisé à l'acheteur ou à son représentant.
2
Collecte de documents & traduction
L'acheteur télécharge le passeport, la preuve d'adresse, la procuration (s'il nomme un représentant) et tous les certificats requis. Les documents sont validés automatiquement. Les traductions certifiées commencent immédiatement pour toutes les exigences en langue grecque.
3
Enregistrement AFM & autorisation
Si l'acheteur a besoin d'un AFM, Ellytic exécute le processus d'enregistrement complet — formulaire M1, documents de soutien traduits, autorisation du représentant. Le système coordonne avec le DOY assigné et suit la demande jusqu'à l'émission, généralement complétée dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables.
4
Assemblage et livraison du paquet avant la clôture
Deux jours ouvrables avant le rendez-vous notarial, le paquet complet est assemblé et livré : certificat AFM, traductions certifiées, dossiers d'apostille et chaîne de procuration. Le notaire examine une fois et confirme la préparation — pas de surprises à la table de clôture.
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