Le BPO a recruté des agents de 15+ pays, chacun arrivant avec différents types de documents, langues et exigences d'apostille. L'équipe RH n'avait pas de liste de contrôle d'intégration standardisée — chaque agent était traité comme un cas unique, créant des erreurs répétées.
ÉTUDE DE CAS — OPÉRATIONS DE CENTRE D'APPELS
50+ agents multilingues intégrés par trimestre — avec un enregistrement structuré AFM et un délai de 8 jours
Aegean Customer Solutions a remplacé son processus d'intégration ad hoc par un pipeline structuré Ellytic qui gère l'enregistrement AFM, la traduction de documents certifiés et la paperasse prête pour les autorités pour les agents BPO internationaux se relocalisant en Grèce.
K
Kostas T.
Responsable des opérations · Aegean Customer Solutions · Grèce
Le défi avant Ellytic
Un taux de rotation élevé des agents (40 % par an) signifiait que le pipeline d'intégration ne s'arrêtait jamais. Avec 12 à 15 nouveaux agents par mois, l'équipe des opérations passait plus de 20 heures par semaine uniquement sur la coordination AFM, la recherche de documents et la gestion des traducteurs.
Les nouveaux agents ne pouvaient pas commencer à travailler sans un AFM grec et un compte bancaire. Le délai moyen d'intégration était de 4 semaines — pendant lesquelles l'entreprise a payé des allocations de logement et de relocalisation pendant que les agents restaient inactifs, coûtant 1 800 € par agent retardé.
COMMENT ELLYTIC L'A RÉSOLU
1
Modèles d'intégration basés sur la nationalité
Ellytic a configuré des modèles d'intégration pour les 8 nationalités de recrutement les plus importantes du BPO (roumaine, bulgare, albanaise, serbe, égyptienne, marocaine, bangladaise, philippine). Chaque modèle incluait les exigences documentaires exactes, les règles d'apostille et les besoins de traduction pour cette nationalité.
2
Traduction en lot et traitement de documents
Les documents de plusieurs agents ont été traités en parallèle. Des traductions certifiées de 12+ langues en grec ont été livrées dans un délai d'un jour ouvrable. Le système a géré les pics de volume pendant les recrutements saisonniers sans retards.
3
Flux de travail de soumission groupée AFM
Des packages complets AFM ont été assemblés et soumis par lots. Chaque package incluait le formulaire M1, toutes les traductions requises, la vérification de l'employeur et l'autorisation du représentant. Les soumissions groupées ont réduit les frais de traitement par agent de 45%.
4
Suivi de l'achèvement de l'intégration
Le progrès de chaque agent était suivi à travers des étapes définies — de la collecte de documents à l'émission de AFM jusqu'à la préparation bancaire. Le responsable des opérations voyait le statut en temps réel pour toutes les intégrations actives dans une seule vue de tableau de bord.
RÉSULTATS MESURABLES
50+
Agents intégrés par trimestre
8 jours
Temps d'intégration moyen (était de 28 jours)
45%
Réduction des frais de traitement par agent
90k €/an
Économies réalisées sur les coûts d'inactivité éliminés
“Nos agents viennent de partout — Roumanie, Égypte, Bangladesh. Avant Ellytic, chaque nationalité était un casse-tête différent. Maintenant, nous avons des modèles pour chacun, et le pipeline fonctionne peu importe d'où vient quelqu'un.”— Kostas T., Responsable des opérations, Aegean Customer Solutions
Détail du flux de travail
1
Recrutement confirmé → déclenchement de l'admission
Lorsqu'un agent accepte son offre, les RH sélectionnent le modèle spécifique à la nationalité dans Ellytic. L'agent reçoit un lien de téléchargement personnalisé avec des instructions claires dans sa langue maternelle. Les exigences documentaires sont prédéfinies — pas de conjectures pour l'agent ou les RH.
2
Validation des documents & traduction
Les documents téléchargés sont validés pour leur exhaustivité, l'intégrité de l'apostille et l'éligibilité à la traduction. Les traductions certifiées commencent immédiatement pour tous les documents nécessitant des versions grecques. Le système signale les documents nécessitant une légalisation supplémentaire avant la soumission de AFM.
3
Soumission & traitement de AFM
Les packages AFM complets sont soumis à la DOY assignée. Pour les soumissions en lot (5+ agents), Ellytic coordonne le timing pour maximiser l'efficacité du traitement. Chaque demande est suivie indépendamment — les retards dans un cas ne bloquent pas les autres.
4
AFM + livraison du package bancaire
Lors de l'émission de AFM, l'agent reçoit son package complet : certificat AFM, traductions certifiées et tous les documents de soutien formatés pour l'ouverture d'un compte bancaire grec. Le tableau de bord des opérations marque le cas comme complet et met à jour le rapport trimestriel d'intégration.
PROCHAINE ÉTAPE
Prêt à exécuter ce flux de travail ?
Commencez par une qualification commerciale pour définir le déploiement, la propriété et la livraison pour votre équipe.