Avec plus de 50 cas actifs à tout moment, l'équipe des opérations gérait chaque relocalisation par le biais de fils de discussion par e-mail, de feuilles de calcul partagées et de groupes WhatsApp avec des contacts locaux grecs. L'état des cas était inconnu jusqu'à ce que quelqu'un vérifie manuellement — entraînant des délais manqués et des escalades de clients.
ÉTUDE DE CAS — OPÉRATIONS DE RELOCALISATION
Plus de 200 cas de relocalisation actifs gérés à travers un seul pipeline — avec 60 % de transferts en moins
Les Partenaires de Mobilité Nordiques ont remplacé leur flux de travail manuel des opérations en Grèce par Ellytic's structured pipeline, passant de 50 à plus de 200 cas actifs tout en réduisant les frais de coordination de 60 % et en livrant les enregistrements AFM en 3 jours ouvrables.
S
Sarah M.
Responsable des Opérations · Nordic Mobility Partners · Norvège
Le défi avant Ellytic
Chaque employé en relocalisation avait besoin d'enregistrement AFM, de traductions de documents certifiées et de documents prêts pour l'autorité — mais la combinaison variait selon la nationalité, le statut familial et le type de contrat d'employeur. L'équipe maintenait manuellement 14 listes de contrôle de documents différentes.
Les clients employeurs s'attendaient à des rapports de statut hebdomadaires sur tous les cas actifs. Générer ces rapports prenait plus de 6 heures chaque vendredi au responsable des opérations — en extrayant des données des fils de discussion par e-mail, des factures de traducteurs et des confirmations de comptables dans une seule feuille de calcul.
COMMENT ELLYTIC L'A RÉSOLU
1
Configuration de l'espace de travail au niveau de l'employeur
Chaque client employeur a reçu un espace de travail Ellytic dédié avec des modèles de cas personnalisés correspondant à leur type de contrat, aux nationalités des relocalisés et aux enregistrements d'autorité requis. De nouveaux cas étaient créés à partir de modèles avec des listes de contrôle de documents préconfigurées.
2
Traitement par lots de documents
Les documents de plusieurs relocalisés étaient traités en parallèle — traductions certifiées, validation d'apostille et assemblage de paquets AFM fonctionnant tous simultanément. L'équipe pouvait soumettre 15 à 20 cas par semaine sans goulets d'étranglement.
3
Suivi de statut automatisé
Chaque cas avançait à travers des étapes définies — réception, collecte de documents, traduction, soumission AFM, traitement par l'autorité, livraison — avec des mises à jour de statut automatiques. L'équipe des opérations voyait les progrès en temps réel sans avoir à passer des appels de statut.
4
Tableau de bord de reporting pour les employeurs
Des rapports hebdomadaires pour les employeurs étaient générés automatiquement à partir des données de statut des cas. Chaque rapport montrait les cas actifs, les délais d'achèvement et tout obstacle — remplaçant 6 heures de travail manuel sur feuille de calcul par une seule exportation.
RÉSULTATS MESURABLES
200+
Cas de relocalisation actifs gérés
60%
Réduction des transferts de coordination
3 jours
Délai moyen de AFM par relocalisé
6 hrs/semaine
Temps de reporting économisé (entièrement automatisé)
“Nous sommes passés de la noyade dans les feuilles de calcul à la gestion de 200 cas à travers un pipeline propre. Nos clients employeurs ont immédiatement remarqué la différence — ils reçoivent des rapports hebdomadaires sans que nous ayons à nous précipiter chaque vendredi.”— Sarah M., Responsable des Opérations, Partenaires de Mobilité Nordiques
Détail du flux de travail
1
Nouvelle réception de dossier de l'employeur RH
Lorsqu'un employeur soumet un nouveau relocalisé, le système crée un cas à partir du modèle spécifique à l'employeur. Les exigences documentaires sont préconfigurées en fonction de la nationalité et du type de contrat du relocalisé. Le relocalisé reçoit un lien de téléchargement personnalisé pour ses documents.
2
Traitement parallèle des documents
Les documents téléchargés sont validés pour leur exhaustivité et leur conformité au format. Les traductions certifiées et les vérifications d'apostille sont effectuées en parallèle sur tous les dossiers actifs. Le système priorise les dossiers selon le SLA de l'employeur et l'urgence de la date de début.
3
Soumission par lot AFM
Des paquets AFM complets sont soumis par lots au DOY assigné. Chaque soumission comprend le formulaire M1, les documents traduits, la lettre de vérification de l'employeur et l'autorisation du représentant. Le système suit chaque soumission de manière indépendante.
4
Livraison & notification de l'employeur
Lors de l'émission de AFM, le relocalisé et l'employeur reçoivent tous deux le paquet complet — certificat AFM, traductions certifiées et documents prêts pour la banque. Le tableau de bord de l'employeur se met à jour automatiquement, et le rapport hebdomadaire reflète l'achèvement.
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