Firmaet håndterte AFM registreringer gjennom 6 forskjellige regnskapsførere, 3 frilansoversettere, og en budtjeneste — ingen av dem delte et felles sporingssystem. Driftslederen brukte 15+ timer per uke på statusanrop og e-postkjeder.
CASE STUDY — AFM FOR INTERNASJONALE KUNDER
40+ AFM registreringer per måned — med null avviste søknader og en 5-dagers behandlingstid
Papadopoulos & Associates erstattet sitt fragmenterte nettverk av regnskapsførere, oversettere og budbringere med en enkelt Ellytic pipeline som håndterer AFM registrering, sertifisert oversettelse, og myndighetsklare dokumentleveranser for deres internasjonale kundebase.
D
Dimitris P.
Administrerende Partner · Papadopoulos & Associates · Hellas
Utfordringen før Ellytic
Internasjonale kunder kom med dokumenter på 12+ språk og varierende apostille-standarder. En av fire AFM søknader ble avvist ved første innsending på grunn av oversettelsesformatproblemer eller manglende støttedokumenter.
Kundeonboarding tok i gjennomsnitt 21 dager fra engasjement til AFM utstedelse. Kjøpere av eiendom med høy verdi og kunder som dannet selskaper mistet regelmessig tålmodigheten og gikk til konkurrerende firmaer med raskere behandling.
HVORDAN ELLYTIC LØSTE DET
1
Klientopptak med dokumentvalidering
Hvert nye klients dokumenter ble lastet opp til en Ellytic arbeidsplass med automatisk validering for fullstendighet, apostille kjedeintegritet, og oversettelseskrav. Systemet flagget problemer før klienten forlot den innledende konsultasjonen.
2
Parallell sertifisert oversettelse
Dokumenter som krevde gresk oversettelse ble sendt til Ellytic's sertifiserte oversettelsespipeline. Alle oversettelser ble levert innen 1 arbeidsdag med DOY-godkjent formatering — noe som eliminerte firmaets avhengighet av frilansoversettere.
3
AFM søknadsoppsett og innsending
Ellytic samlet den komplette AFM pakken — M1-skjema, oversatte dokumenter, representativ autorisasjon (εξουσιοδότηση), og støttedokumentasjon — og sendte inn direkte. Den riktige DOY ble automatisk bestemt basert på klientens tiltenkte skatteresidens.
4
Myndighetssporing og klientvarsling
Firmaet mottok sanntidsstatusoppdateringer om hver søknad. Ved AFM utstedelse, leverte Ellytic den komplette pakken — AFM sertifikat pluss alle støttedokumenter — klar for neste steg i klientens juridiske arbeidsflyt.
MÅLELIGE RESULTATER
40+
AFM registreringer behandlet per måned
5 dager
Gjennomsnittlig behandlingstid (var 21 dager)
0%
Søknadsavvisningsrate (var 25%)
75%
Reduksjon i driftslederens koordineringstid
“Vi bygde vårt rykte på å betjene internasjonale kunder, men AFM prosessen var vårt svakeste ledd. Nå er det vårt raskeste. Kunder får sin AFM på 5 dager, og teamet mitt berører ikke et eneste søknadsskjema.”— Dimitris P., Administrerende Partner, Papadopoulos & Associates
Detaljert arbeidsflytoppdeling
1
Dag 0: Klientengasjement og dokumentinnsamling
Under det innledende klientmøtet laster medarbeideren opp klientens pass, adressebevis, og eventuelle eksisterende greske dokumenter til Ellytic. Systemet genererer en klientspesifikk sjekkliste og fremhever eventuelle manglende dokumenter eller apostillekrav.
2
Dag 1–2: Oversettelse og pakkeoppsett
Sertifiserte greske oversettelser fullføres innen 24 timer. M1-skjemaet er forhåndsutfylt basert på klientens profil, og den representative autorisasjonen er forberedt. Alle dokumenter blir kryssvaliderte for konsistens før pakkeferdigstilling.
3
Dag 3–4: Innsending og DOY-behandling
Den komplette søknaden sendes til den tildelte DOY (Skattekontor). Ellytic sporer innsendingen gjennom behandling, håndterer eventuelle myndighetsforespørsel om ytterligere dokumentasjon direkte uten å involvere firmaets ansatte.
4
Dag 5: AFM utstedt og pakke levert
Ved AFM utstedelse, mottar firmaet den komplette pakken: AFM sertifikat, sertifiserte oversettelser, og alle støttedokumenter. Denne pakken er umiddelbart brukbar for eiendomskjøp, selskapsdannelse, eller banktjenester — hva enn klientens neste juridiske steg krever.
NESTE STEG
Klar til å kjøre denne arbeidsflyten?
Start med en kommersiell kvalifikasjon for å avgrense utrulling, eierskap og levering for teamet ditt.