Hver nyansettelse krevde 4–6 separate kontaktpunkter med greske myndigheter, frilansoversettere, og lokale regnskapsførere — uten sentralisert statusoppfølging. HR-teamet mistet i gjennomsnitt 8 timer per ansettelse på koordinering alene.
CASE STUDY — ANSETTELSE AV ANSATTE
Fra 3 til 15 internasjonale ansettelser per måned — uten å øke bemanningen i onboarding-teamet i Hellas
TechBridge GmbH skalerte sin ekspansjon i Hellas ved å erstatte manuell AFM registrering, dokumentoversettelse, og myndighetsarbeidsflyter med en strukturert Ellytic prosess som leverte innen 3 virkedager per ansettelse.
E
Elena K.
HR-direktør · TechBridge GmbH · Tyskland
Utfordringen før Ellytic
AFM registreringsforsinkelser var i gjennomsnitt 12 arbeidsdager fordi dokumenter ble sendt inn med inkonsekvent formatering, manglende oversettelser, eller ufullstendige apostillekjeder. En av tre søknader ble avvist ved første innsending.
Startdatoer for ansatte ble forsinket med 2–3 uker i gjennomsnitt fordi bankopplæring ikke kunne begynne uten et gyldig AFM. Selskapet tapte €4,200 per forsinket ansettelse i inaktiv lønnskostnader og prosjektomplanlegging.
HVORDAN ELLYTIC LØSTE DET
1
Strukturert inntak & dokumentliste
Dokumentene til hver ansettelse — pass, apostillert fødselsattest, bevis på adresse, arbeidskontrakt — ble lastet opp til et enkelt Ellytic arbeidsområde. Systemet validerte fullstendighet før noen innsending, og eliminerte avviste søknader.
2
Sertifisert oversettelsesprosess
Alle dokumenter som krevde gresk oversettelse ble sendt til Ellytic's sertifiserte oversettelsesarbeidsflyt. Oversettelser ble levert innen 1 virkedag med autoritetsgodkjent formatering, noe som fjernet behovet for koordinering med frilansoversettere.
3
AFM registrering & myndighetsinnsending
Ellytic forberedte og sendte inn AFM søknadspakken direkte, og sikret riktig DOY tildeling, riktig representantautorisasjon, og komplett støttedokumentasjon. Registreringen ble fullført på 3 virkedager.
4
Post-AFM bankklar overlevering
Når AFM ble utstedt, leverte Ellytic en bankklar dokumentpakke — AFM sertifikat, sertifiserte oversettelser, og identitetsverifiseringspakke — slik at medarbeideren kunne åpne en gresk bankkonto innen samme uke.
MÅLELIGE RESULTATER
15
Internasjonale ansettelser ombordført per måned
3 dager
Gjennomsnittlig AFM registreringstid (var 12)
0%
Søknadsavvisningsrate (var 33%)
€63k
Årlige besparelser fra eliminerte forsinkelser og inaktive kostnader
“Vi pleide å grue oss til hver ny ansettelse i Hellas på grunn av papirarbeidskaoset. Nå er det en gjentakbar 3-dagers prosess. Vårt team i Athen kan begynne å jobbe fra dag én i stedet for å vente tre uker på deres AFM.”— Elena K., HR-direktør, TechBridge GmbH
Detaljert arbeidsflytoppdeling
1
Dag 0: Ansettelse bekreftet, inntak utløst
HR sender inn detaljene til den nye ansettelsen via Ellytic's inntaksform. Systemet genererer en personlig dokumentliste basert på nasjonalitet, kontrakttype, og nødvendige myndighetsregistreringer. Manglende elementer blir flagget før arbeidet begynner.
2
Dag 1: Dokumenter validert & oversettelser startet
Lastede dokumenter sjekkes for fullstendighet, formatoverholdelse, og apostille gyldighet. Sertifiserte oversettelser begynner umiddelbart — levert innen 24 timer. AFM søknadspakken settes sammen parallelt.
3
Dag 2–3: AFM sendt & registrert
Den komplette AFM søknaden — inkludert oversatte dokumenter, representantautorisasjon (εξουσιοδότηση), og bevis på ansettelse — sendes til den tildelte DOY. Ellytic sporer registreringen og bekrefter AFM nummeret ved utstedelse.
4
Dag 3–5: Bankpakke levert
Medarbeideren mottar en komplett bankklar pakke: AFM sertifikat, sertifiserte dokumentoversettelser, og identitetsverifiseringsresultater. Denne pakken oppfyller dokumentasjonskravene til alle større greske banker for kontoopprettelse.
NESTE STEG
Klar til å kjøre denne arbeidsflyten?
Start med en kommersiell kvalifikasjon for å avgrense utrulling, eierskap og levering for teamet ditt.