Personvernerklæring for Ellytic Technologies UG

3.1 Data du gir direkte

• Identifikasjonsdata: navn, adresse, kontaktinformasjon.
• Kontodata: innloggingsinformasjon, autentiseringsdata, MFA-tokens.
• Administrative og offentlige dokumenter: pass, ID-kort, fødsels-/vigselattester, selvangivelser, eiendomsdokumenter, arvedokumentasjon, støttedokumentasjon.
• Oversettelses-/verifikasjonsdokumenter: filer lastet opp for sertifisert eller profesjonell oversettelse.
• Erklæringer og skjemaer: data som fylles inn i veivisere, spørreskjemaer og selvbetjeningsmoduler.
• Kommunikasjonsdata: supportmeldinger, e-poster, brukerhenvendelser, samtaleinnhold.
• Betalings- og fakturadata: behandles utelukkende via PCI-DSS-kompatible leverandører som Stripe eller PayPal.

3.2 Data som samles inn automatisk

• Tekniske identifikatorer: IP-adresser (forkortet der mulig), enhetstype, operativsystem, nettlesertype/-versjon.
• Bruksdata: interaksjoner med funksjoner, tidsstempler, skjemafremdrift og workflow-hendelser.
• Sikkerhetslogger: påloggingsforsøk, autentiseringshendelser, signaler for svindeloppdagelse.
• Diagnoseinformasjon: ytelsestelemetri, feilmeldinger.
• Informasjonskapsler og lignende teknologier (se Cookie Policy).

3.3 Særlige kategorier av data

Vi ber ikke om sensitive opplysninger etter art. 9 GDPR.

• Brukere kan likevel laste opp dokumenter som inneholder slik informasjon (f.eks. helserelaterte notater i attester). I slike tilfeller:
• behandling skjer kun for det uttrykkelige formålet å oppfylle brukerens forespørsel,
• rettslig grunnlag er art. 6(1)(b) GDPR (kontrakt) kombinert med art. 9(2)(a) GDPR (uttrykkelig samtykke ved opplasting).

4.1 Oppfyllelse av kontrakt (art. 6(1)(b) GDPR)

• Levere oversettelses-, administrative, skatte- og dokumentasjonstjenester.
• Forberede, gjennomgå og validere skjemaer eller veivisere.
• Levere AI-støttede resultater med menneskelig kontroll.
• Administrere brukerkontoer, autentisering, MFA og onboarding.

4.2 Rettslige forpliktelser (art. 6(1)(c) GDPR)

• Etterlevelse av tysk og europeisk bokførings-, skatte- og handelslovgivning.
• Lovpålagt oppbevaring av fakturaer og transaksjonsmetadata.
• Svar på lovlige forespørsler fra myndigheter eller domstoler.

4.3 Berettigede interesser (art. 6(1)(f) GDPR)

• Plattformsikkerhet, svindeldeteksjon og misbruksforebygging.
• Forbedring av tjenesten og optimalisering av arbeidsflyt.
• Intern kvalitetssikring (anonymisert eller aggregert der mulig).
• Sikre nøyaktighet i oversettelser og leveranser.

4.4 Samtykke (art. 6(1)(a) GDPR)

Samtykke kan trekkes tilbake når som helst: privacy@ellytic.com

• Ikke-essensielle informasjonskapsler og analyse.
• Valgfrie kommunikasjonsinnstillinger (f.eks. nyhetsbrev).
• Behandling av sensitive opplysninger i opplastede dokumenter, der relevant.

All AI-behandling skjer på EU-hostet infrastruktur eller med underbehandlere bundet av GDPR-kompatible avtaler og EU-standardgarantier.

Vi bruker ikke opplastede data til å trene offentlige AI-modeller.

6.1 Databehandlere (art. 28 GDPR)

Vi deler personopplysninger kun med følgende kategorier databehandlere:

• EU-baserte hosting- og skytjenester
• E-post- og kommunikasjonsleverandører
• Support- og ticketsystemer
• Oversettelses- og språklige QA-partnere
• Betalingsleverandører (f.eks. Stripe, PayPal)
• Identitetsverifisering eller e-signaturleverandører (dersom brukt)
• Alle behandlere er bundet av strenge databehandleravtaler (DPA).

6.2 Myndigheter og institusjoner

Kun etter ditt uttrykkelige samtykke eller ved rettslig plikt, f.eks.:

• skattemyndigheter
• folkeregister/kontor for sivil registrering
• notarius publicus
• eiendoms- og grunnbøker
• domstoler
• banker

6.3 Ingen overføring til tredjeland uten garantier

Vi overfører ikke personopplysninger utenfor EU/EØS med mindre det foreligger en adekvansbeslutning (art. 45 GDPR) eller passende garantier (art. 46 GDPR), inkludert standardkontraktsklausuler (SCC).

Primær datahosting: Tyskland (EU).

7.1 Dokumenter og opplastede filer

Slettes 30 dager etter at tjenesten er fullført, med mindre:

lovpålagte oppbevaringskrav gjelder, eller du ber om tidligere sletting (med mindre loven hindrer det).

7.2 Kontodata

Bevares til kontoen slettes, og deretter:

anonymiseres umiddelbart der det er mulig; enkelte metadata beholdes i 6–10 år etter tysk skatte-/handelslovgivning.

7.3 Sikkerhetslogger

Lagring i 90 dager, med mindre lengre periode kreves for svindelundersøkelser.

7.4 Sikkerhetskopier

Krypterte sikkerhetskopier overskrives etter en rullerende plan (30–90 dager).