Med 50+ aktive saker til enhver tid, håndterte driftsteamet hver relokasjon gjennom e-posttråder, delte regneark, og WhatsApp-grupper med lokale greske kontakter. Sakens status var ukjent inntil noen manuelt sjekket — noe som førte til forsinkede frister og klienteskaleringer.
KASESTUDIE — RELOKASJONSOPERASJONER
200+ aktive relokalisering saker administrert gjennom en enkelt pipeline — med 60% færre overleveringer
Nordic Mobility Partners erstattet sin manuelle Hellas-operasjonsarbeidsflyt med Ellytic's strukturerte pipeline, og skalerte fra 50 til 200+ aktive saker samtidig som de reduserte koordinasjonskostnader med 60% og leverte AFM registreringer på 3 virkedager.
S
Sarah M.
Operasjonsleder · Nordic Mobility Partners · Norge
Utfordringen før Ellytic
Hver relokerende ansatt trengte AFM registrering, sertifiserte dokumentoversettelser, og myndighetsklare papirer — men kombinasjonen varierte etter nasjonalitet, familestatus, og arbeidsgiverkontraktstype. Teamet opprettholdt 14 forskjellige dokumentlister manuelt.
Arbeidsgiverklienter forventet ukentlige statusrapporter om alle aktive saker. Å generere disse rapportene tok operasjonslederen 6+ timer hver fredag — ved å hente data fra e-posttråder, oversetterfakturaer og bekreftelser fra regnskapsførere inn i et enkelt regneark.
HVORDAN ELLYTIC LØSTE DET
1
Oppsett av arbeidsområde på arbeidsgivernivå
Hver arbeidsgiverklient fikk et dedikert Ellytic arbeidsområde med tilpassede sakmaler som samsvarte med deres kontrakttype, relokalisert nasjonaliteter og nødvendige myndighetsregistreringer. Nye saker ble opprettet fra maler med forhåndskonfigurerte dokumentkontrollister.
2
Batch dokumentbehandling
Dokumenter fra flere relokaliseringer ble behandlet parallelt — sertifiserte oversettelser, apostillevalidering, og AFM pakkeoppsett kjørte alle samtidig. Teamet kunne sende inn 15–20 saker per uke uten flaskehalser.
3
Automatisert statusoppfølging
Hver sak beveget seg gjennom definerte faser — inntak, dokumentinnsamling, oversettelse, AFM innsending, myndighetsbehandling, levering — med automatiske statusoppdateringer. Operasjonsteamet så sanntids fremdrift uten å måtte ringe for status.
4
Arbeidsgiver rapporteringsdashbord
Ukentlige arbeidsgiver rapporter ble generert automatisk fra sakstatusdata. Hver rapport viste aktive saker, fullføringstidslinjer, og eventuelle hindringer — og erstattet 6 timer med manuelt regnearbeid med en enkelt eksport.
MÅLELIGE RESULTATER
200+
Aktive relokalisering saker administrert
60%
Reduksjon i koordineringsoverleveringer
3 dager
Gjennomsnittlig AFM behandlingstid per relokalisert
6 timer/uke
Tid spart på rapportering (fullt automatisert)
“Vi gikk fra å drukne i regneark til å kjøre 200 saker gjennom en ren pipeline. Våre arbeidsgiverklienter la merke til forskjellen umiddelbart — de får ukentlige rapporter uten at vi må stresse hver fredag.”— Sarah M., Operasjonsleder, Nordic Mobility Partners
Detaljert arbeidsflytoppdeling
1
Ny sak innsendelse fra arbeidsgiver HR
Når en arbeidsgiver sender inn en ny relokalisert, oppretter systemet en sak fra arbeidsgiverspesifikke mal. Dokumentkravene er forhåndskonfigurert basert på den relokaliserte nasjonalitet og kontrakttype. Den relokaliserte mottar en personlig opplastingslenke for dokumentene sine.
2
Parallell dokumentbehandling
Opplastede dokumenter blir validert for fullstendighet og formatoverholdelse. Sertifiserte oversettelser og apostille-sjekker kjøres parallelt på alle aktive saker. Systemet prioriterer saker etter arbeidsgivers SLA og startdatoens hastetilstand.
3
Batch AFM innsending
Fullstendige AFM pakker sendes inn i grupper til den tildelte DOY. Hver innsending inkluderer M1-skjemaet, oversatte dokumenter, arbeidsgivers bekreftelsesbrev og fullmakt for representant. Systemet sporer hver innsending uavhengig.
4
Levering & arbeidsgiver varsling
Ved AFM utstedelse mottar både den som flytter og arbeidsgiveren den komplette pakken — AFM sertifikat, sertifiserte oversettelser og bankklare dokumenter. Arbeidsgiverens dashbord oppdateres automatisk, og den ukentlige rapporten reflekterer fullføringen.
NESTE STEG
Klar til å kjøre denne arbeidsflyten?
Start med en kommersiell kvalifikasjon for å avgrense utrulling, eierskap og levering for teamet ditt.