Lo studio gestiva le registrazioni AFM attraverso 6 diversi commercialisti, 3 traduttori freelance e un servizio di corriere — nessuno dei quali condivideva un sistema di tracciamento comune. Il responsabile delle operazioni trascorreva oltre 15 ore a settimana in chiamate di stato e catene di email.
CASE STUDY — AFM PER CLIENTI INTERNAZIONALI
Oltre 40 registrazioni AFM al mese — con zero domande respinte e un tempo di risposta di 5 giorni
Papadopoulos & Associates ha sostituito la loro rete frammentata di contabili, traduttori e corrieri con un'unica pipeline Ellytic che gestisce la registrazione AFM, traduzione certificata e consegna di documenti pronti per le autorità per la loro clientela internazionale.
D
Dimitris P.
Partner Gestore · Papadopoulos & Associates · Grecia
La sfida prima di Ellytic
I clienti internazionali arrivavano con documenti in oltre 12 lingue e vari standard di apostille. Uno su quattro delle domande AFM veniva rifiutato alla prima presentazione a causa di problemi di formattazione della traduzione o documenti di supporto mancanti.
L'onboarding dei clienti richiedeva in media 21 giorni dall'ingaggio al rilascio di AFM. I compratori di immobili di alto valore e i clienti di formazione aziendale perdevano regolarmente la pazienza e si spostavano verso studi concorrenti con tempi di risposta più rapidi.
COME ELLYTIC HA RISOLTO IL PROBLEMA
1
Acquisizione del cliente con validazione dei documenti
I documenti di ciascun nuovo cliente venivano caricati in uno spazio di lavoro Ellytic con validazione automatica per completezza, integrità della catena di apostille e requisiti di traduzione. Il sistema segnalava problemi prima che il cliente lasciasse la consulenza iniziale.
2
Traduzione certificata parallela
I documenti che richiedevano traduzione in greco sono stati indirizzati al pipeline di traduzione certificata di Ellytic. Tutte le traduzioni sono state consegnate entro 1 giorno lavorativo con formattazione accettata dal DOY — eliminando la dipendenza dello studio da traduttori freelance.
3
Assemblaggio e invio della domanda AFM
Ellytic ha assemblato il pacchetto completo AFM — modulo M1, documenti tradotti, autorizzazione del rappresentante (εξουσιοδότηση) e prove di supporto — e ha inviato direttamente. Il corretto DOY è stato determinato automaticamente in base alla residenza fiscale prevista dal cliente.
4
Monitoraggio delle autorità e notifica al cliente
Lo studio ha ricevuto aggiornamenti sullo stato in tempo reale per ogni domanda. Al momento dell'emissione di AFM, Ellytic ha consegnato il pacchetto completo — certificato AFM più tutti i documenti di supporto — pronto per il passo successivo nel flusso di lavoro legale del cliente.
RISULTATI MISURABILI
40+
Registrazioni AFM elaborate al mese
5 giorni
Tempo medio di risposta (era 21 giorni)
0%
Tasso di rifiuto delle domande (era 25%)
75%
Riduzione del tempo di coordinamento del responsabile delle operazioni
“Abbiamo costruito la nostra reputazione servendo clienti internazionali, ma il processo AFM era il nostro anello più debole. Ora è il nostro più veloce. I clienti ricevono il loro AFM in 5 giorni e il mio team non tocca nemmeno un modulo di domanda.”— Dimitris P., Partner Gestore, Papadopoulos & Associates
Analisi dettagliata del flusso di lavoro
1
Giorno 0: Coinvolgimento del cliente e raccolta dei documenti
Durante il primo incontro con il cliente, l'associato carica il passaporto del cliente, la prova di indirizzo e qualsiasi documentazione greca esistente su Ellytic. Il sistema genera un elenco di controllo specifico per il cliente e evidenzia eventuali documenti mancanti o requisiti di apostille.
2
Giorno 1–2: Traduzione e assemblaggio del pacchetto
Le traduzioni certificate in greco vengono completate entro 24 ore. Il modulo M1 è precompilato in base al profilo del cliente e l'autorizzazione del rappresentante è preparata. Tutti i documenti vengono convalidati incrociatamente per coerenza prima della finalizzazione del pacchetto.
3
Giorno 3–4: Invio e elaborazione DOY
La domanda completa viene inviata al DOY (Ufficio Fiscale) assegnato. Ellytic tiene traccia dell'invio durante l'elaborazione, gestendo direttamente eventuali richieste delle autorità per documentazione aggiuntiva senza coinvolgere il personale dello studio.
4
Giorno 5: AFM emesso e pacchetto consegnato
Al momento dell'emissione di AFM, lo studio riceve il pacchetto completo: certificato AFM, traduzioni certificate e tutti i documenti di supporto. Questo pacchetto è immediatamente utilizzabile per acquisti immobiliari, formazione di società o operazioni bancarie — qualunque sia il prossimo passo legale richiesto dal cliente.
PROSSIMO PASSO
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