Gli acquirenti di proprietà stranieri sono arrivati all'appuntamento con il notaio senza numeri AFM validi, documenti d'identità non tradotti o catene di procura incomplete. Il 30% delle chiusure programmate è stato rinviato — costando all'ufficio una media di €2.500 in spese di riprenotazione e ore fatturabili perse per incidente.
CASE STUDY — LEGAL & NOTARY
20+ chiusure per acquirenti stranieri al mese — zero ritardi documentali al tavolo del notaio
Kanzlei Vasiliou ha integrato il processo di registrazione AFM e il pipeline di traduzione certificata di Ellytic nel loro flusso di lavoro per le transazioni immobiliari, eliminando le lacune documentali che causavano il 30% delle chiusure da rinviare.
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Maria V.
Notaio · Kanzlei Vasiliou · Grecia
La sfida prima di Ellytic
Gli agenti immobiliari hanno riferito gli acquirenti al notaio con assicurazioni che 'il AFM è in fase di gestione' — ma non esisteva un passaggio standardizzato. L'assistente del notaio ha trascorso oltre 10 ore a settimana a inseguire lo stato dei documenti da commercialisti, traduttori e rappresentanti degli acquirenti.
Ogni nazionalità straniera portava requisiti di apostille, esigenze di traduzione e regole di assegnazione DOY diverse. L'ufficio non manteneva alcuna lista di controllo sistematica — gli errori venivano rilevati alla scrivania del notaio, spesso troppo tardi per essere corretti senza rinviare la transazione.
COME ELLYTIC HA RISOLTO IL PROBLEMA
1
Validazione dei documenti pre-chiusura
Quando una chiusura per un acquirente straniero era programmata, Ellytic ha generato un elenco di documenti specifico per nazionalità. Il rappresentante dell'acquirente ha caricato i documenti immediatamente — e il sistema ha convalidato la completezza, l'integrità dell'apostille e i requisiti di traduzione prima che qualsiasi data di chiusura fosse confermata.
2
Traduzione certificata per documenti notarili
Tutti i documenti di identità, le procure e i certificati di supporto che richiedevano traduzione in greco sono stati elaborati attraverso il pipeline di traduzione certificata di Ellytic. Le traduzioni sono state consegnate entro 1 giorno lavorativo con formattazione accettata da tutti gli uffici notarili greci.
3
Registrazione AFM in parallelo con la preparazione della chiusura
Per gli acquirenti che non avevano ancora ottenuto il loro AFM, Ellytic ha eseguito il processo di registrazione in parallelo con la preparazione della chiusura del notaio. Il AFM veniva tipicamente emesso 5–7 giorni prima della chiusura programmata — dando al notaio piena fiducia che tutti i documenti sarebbero stati pronti.
4
Consegna del pacchetto completo pronto per il notaio
Due giorni prima della chiusura, Ellytic ha consegnato il pacchetto documentale completo al notaio: certificato AFM, traduzioni certificate di tutti i documenti di identità, procura (se applicabile) e registri di verifica dell'apostille. Nessuna lacuna dell'ultimo minuto.
RISULTATI MISURABILI
20+
Chiusure per acquirenti stranieri al mese
0%
Rinvii delle chiusure (era 30%)
2 giorni
Documenti consegnati prima della chiusura
€50k/anno
Risparmiati nei costi di rinvio eliminati
“Il peggior momento per un notaio è quando l'acquirente è seduto dall'altra parte della scrivania e scopriamo che la loro AFM richiesta è stata rifiutata la settimana scorsa. Non è successo da quando abbiamo iniziato a usare Ellytic. Ogni chiusura è completamente preparata.”— Maria V., Notaio, Kanzlei Vasiliou
Analisi dettagliata del flusso di lavoro
1
Chiusura programmata → avvio dell'accoglienza dell'acquirente
Quando un agente immobiliare o un avvocato riferisce un acquirente straniero, l'assistente del notaio crea un caso Ellytic con la data di chiusura e la nazionalità dell'acquirente. Il sistema genera i requisiti documentali esatti e invia un link di caricamento personalizzato all'acquirente o al loro rappresentante.
2
Raccolta e traduzione dei documenti
L'acquirente carica passaporto, prova di indirizzo, procura (se nomina un rappresentante) e eventuali certificati richiesti. I documenti vengono convalidati automaticamente. Le traduzioni certificate iniziano immediatamente per tutti i requisiti in lingua greca.
3
Registrazione AFM e autorizzazione
Se l'acquirente ha bisogno di un AFM, Ellytic esegue l'intero processo di registrazione — modulo M1, documenti di supporto tradotti, autorizzazione del rappresentante. Il sistema coordina con il DOY assegnato e tiene traccia della richiesta fino all'emissione, completando tipicamente entro 3–5 giorni lavorativi.
4
Assemblaggio e consegna del pacchetto pre-chiusura
Due giorni lavorativi prima dell'appuntamento con il notaio, il pacchetto completo viene assemblato e consegnato: certificato AFM, traduzioni certificate, registri di apostille e catena di procura. Il notaio esamina una volta e conferma la prontezza — nessuna sorpresa al tavolo della chiusura.
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