BPO-en rekrutterte agenter fra 15+ land, hver med forskjellige dokumenttyper, språk, og apostille krav. HR-teamet opprettholdt ingen standardisert onboarding sjekkliste — hver agent ble håndtert som et enkelt tilfelle, noe som skapte gjentatte feil.
CASE STUDY — CALL CENTER OPERASJONER
50+ flerspråklige agenter onboardet per kvartal — med strukturert AFM registrering og 8-dagers behandlingstid
Aegean Customer Solutions erstattet sin ad-hoc onboardingprosess med en strukturert Ellytic arbeidsflyt som håndterer AFM registrering, sertifisert dokumentoversettelse og myndighetsklare papirer for internasjonale BPO-agenter som flytter til Hellas.
K
Kostas T.
Driftsleder · Aegean Customer Solutions · Hellas
Utfordringen før Ellytic
Høy agentomsetning (40% årlig) betydde at onboarding-prosessen aldri stoppet. Med 12–15 nye agenter per måned, brukte driftsteamet 20+ timer per uke på AFM koordinering, dokumentjakt, og oversetteradministrasjon alene.
Nye agenter kunne ikke begynne å jobbe uten en gresk AFM og bankkonto. Den gjennomsnittlige onboardingforsinkelsen var 4 uker — i løpet av hvilken tid selskapet betalte bolig- og flyttegodtgjørelser mens agenter satt stille, noe som kostet €1,800 per forsinket agent.
HVORDAN ELLYTIC LØSTE DET
1
Nasjonalitetsbaserte inntaksmaler
Ellytic konfigurerte inntaksmaler for BPOs 8 største rekrutteringsnasjonaliteter (rumensk, bulgarsk, albansk, serbisk, egyptisk, marokkansk, bangladeshisk, filippinsk). Hver mal inkluderte de nøyaktige dokumentkravene, apostille-reglene og oversettelsesbehovene for den nasjonaliteten.
2
Batchoversettelse & dokumentbehandling
Dokumenter fra flere agenter ble behandlet parallelt. Sertifiserte oversettelser fra 12+ språk til gresk ble levert innen 1 arbeidsdag. Systemet håndterte volumtopper under sesongmessig ansettelse uten forsinkelser.
3
Gruppe AFM innsending arbeidsflyt
Komplette AFM pakker ble samlet og sendt inn i batcher. Hver pakke inkluderte M1-skjemaet, alle nødvendige oversettelser, arbeidsgiververifisering og representantautorisering. Gruppeinnsendinger reduserte behandlingsoverhead per agent med 45%.
4
Onboarding fullføringssporing
Hver agents fremdrift ble sporet gjennom definerte faser — fra dokumentinnsamling til AFM utstedelse til bankklarhet. Driftslederen så sanntidsstatus for alle aktive onboarding i en enkelt dashbordvisning.
MÅLELIGE RESULTATER
50+
Agenter onboardet per kvartal
8 dager
Gjennomsnittlig onboardingtid (var 28 dager)
45%
Reduksjon i behandlingsoverhead per agent
€90k/år
Sparte i eliminerte kostnader for stilleperioder
“Våre agenter kommer fra overalt — Romania, Egypt, Bangladesh. Før Ellytic var hver nasjonalitet en annen hodepine. Nå har vi maler for hver, og arbeidsflyten går uansett hvor noen kommer fra.”— Kostas T., Driftsleder, Aegean Customer Solutions
Detaljert arbeidsflytoppdeling
1
Rekruttering bekreftet → inntak utløst
Når en agent aksepterer sitt tilbud, velger HR den nasjonalitetsspesifikke malen i Ellytic. Agenten mottar en personlig opplastingslenke med klare instruksjoner på sitt morsmål. Dokumentkravene er forhåndsdefinerte — ingen gjetting for agenten eller HR.
2
Dokumentvalidering & oversettelse
Opplastede dokumenter blir validert for fullstendighet, apostille integritet og oversettelsesberettigelse. Sertifiserte oversettelser begynner umiddelbart for alle dokumenter som krever greske versjoner. Systemet flagger dokumenter som trenger ytterligere legalisering før AFM innsending.
3
AFM innsending & prosessering
Fullstendige AFM pakker blir sendt inn til den tildelte DOY. For batchinnsendinger (5+ agenter), koordinerer Ellytic timing for å maksimere prosesserings effektivitet. Hver søknad blir sporet uavhengig — forsinkelser i én sak blokkerer ikke andre.
4
AFM + bankpakke levering
Ved AFM utstedelse, mottar agenten sin komplette pakke: AFM sertifikat, sertifiserte oversettelser, og alle støttedokumenter formatert for åpning av gresk bankkonto. Operasjonsdashbordet markerer saken som fullført og oppdaterer den kvartalsvise onboardingrapporten.
NESTE STEG
Klar til å kjøre denne arbeidsflyten?
Start med en kommersiell kvalifikasjon for å avgrense utrulling, eierskap og levering for teamet ditt.