Il BPO ha reclutato agenti da oltre 15 paesi, ognuno con diversi tipi di documenti, lingue e requisiti di apostille. Il team HR non ha mantenuto alcuna checklist di onboarding standardizzata — ogni agente è stato gestito come un caso unico, creando errori ripetuti.
CASE STUDY — OPERAZIONI CALL CENTER
Oltre 50 agenti multilingue onboardati per trimestre — con registrazione strutturata di AFM e un tempo di risposta di 8 giorni
Aegean Customer Solutions ha sostituito il loro processo di onboarding ad hoc con un pipeline strutturato di Ellytic che gestisce la registrazione di AFM, la traduzione certificata dei documenti e la documentazione pronta per le autorità per gli agenti BPO internazionali che si trasferiscono in Grecia.
K
Kostas T.
Responsabile Operativo · Aegean Customer Solutions · Grecia
La sfida prima di Ellytic
L'alto turnover degli agenti (40% annuo) significava che il pipeline di onboarding non si fermava mai. Con 12–15 nuovi agenti al mese, il team operativo spendeva oltre 20 ore a settimana solo per la coordinazione AFM, il recupero dei documenti e la gestione dei traduttori.
I nuovi agenti non potevano iniziare a lavorare senza un AFM greco e un conto bancario. Il ritardo medio nell'onboarding era di 4 settimane — durante le quali l'azienda pagava indennità per alloggio e trasferimento mentre gli agenti rimanevano inattivi, costando €1.800 per agente in ritardo.
COME ELLYTIC HA RISOLTO IL PROBLEMA
1
Modelli di assunzione basati sulla nazionalità
Ellytic ha configurato modelli di assunzione per le 8 nazionalità di reclutamento principali del BPO (romena, bulgara, albanese, serba, egiziana, marocchina, bengalese, filippina). Ogni modello includeva i requisiti documentali esatti, le regole di apostille e le necessità di traduzione per quella nazionalità.
2
Traduzione in batch e elaborazione documenti
I documenti di più agenti sono stati elaborati in parallelo. Traduzioni certificate da oltre 12 lingue in greco sono state consegnate entro 1 giorno lavorativo. Il sistema ha gestito picchi di volume durante le assunzioni stagionali senza ritardi.
3
Flusso di lavoro per la presentazione di gruppo di AFM
Pacchetti completi di AFM sono stati assemblati e presentati in batch. Ogni pacchetto includeva il modulo M1, tutte le traduzioni richieste, la verifica del datore di lavoro e l'autorizzazione del rappresentante. Le presentazioni di gruppo hanno ridotto i costi di elaborazione per agente del 45%.
4
Monitoraggio del completamento dell'onboarding
Il progresso di ogni agente è stato monitorato attraverso fasi definite — dalla raccolta dei documenti fino all'emissione di AFM e alla prontezza bancaria. Il responsabile operativo ha visto lo stato in tempo reale per tutti gli onboarding attivi in un'unica vista del dashboard.
RISULTATI MISURABILI
50+
Agenti onboardati per trimestre
8 giorni
Tempo medio di onboarding (era 28 giorni)
45%
Riduzione dei costi di elaborazione per agente
€90k/anno
Risparmiati nei costi eliminati per inattività
“I nostri agenti provengono da ovunque — Romania, Egitto, Bangladesh. Prima di Ellytic, ogni nazionalità era un mal di testa diverso. Ora abbiamo modelli per ciascuna, e il flusso di lavoro funziona indipendentemente da dove provenga qualcuno.”— Kostas T., Responsabile Operativo, Aegean Customer Solutions
Analisi dettagliata del flusso di lavoro
1
Reclutamento confermato → avvio dell'assunzione
Quando un agente accetta la propria offerta, le risorse umane selezionano il modello specifico per nazionalità in Ellytic. L'agente riceve un link di caricamento personalizzato con istruzioni chiare nella propria lingua madre. I requisiti documentali sono predefiniti — nessun lavoro di indovinare per l'agente o per le risorse umane.
2
Convalida dei documenti e traduzione
I documenti caricati vengono convalidati per completezza, integrità dell'apostille e idoneità alla traduzione. Le traduzioni certificate iniziano immediatamente per tutti i documenti che richiedono versioni greche. Il sistema segnala i documenti che necessitano di ulteriore legalizzazione prima della presentazione di AFM.
3
Presentazione e elaborazione di AFM
I pacchetti AFM completi vengono inviati all'DOY assegnato. Per le presentazioni in batch (5+ agenti), Ellytic coordina i tempi per massimizzare l'efficienza del processo. Ogni domanda viene tracciata indipendentemente: i ritardi in un caso non bloccano gli altri.
4
AFM + consegna del pacchetto bancario
Al rilascio di AFM, l'agente riceve il proprio pacchetto completo: certificato AFM, traduzioni certificate e tutti i documenti di supporto formattati per l'apertura di un conto bancario greco. Il cruscotto operativo segna il caso come completato e aggiorna il rapporto trimestrale di onboarding.
PROSSIMO PASSO
Pronto a eseguire questo flusso di lavoro?
Inizia con una qualificazione commerciale per definire l'implementazione, la proprietà e la consegna per il tuo team.