Con oltre 50 casi attivi in qualsiasi momento, il team operativo gestiva ogni rilocalizzazione attraverso thread email, fogli di calcolo condivisi e gruppi WhatsApp con contatti locali greci. Lo stato del caso era sconosciuto fino a quando qualcuno non controllava manualmente — portando a scadenze mancate e escalation dei clienti.
CASE STUDY — OPERAZIONI DI RELOCALIZZAZIONE
200+ casi di trasloco attivi gestiti attraverso un'unica pipeline — con il 60% in meno di passaggi
Nordic Mobility Partners ha sostituito il proprio flusso di lavoro manuale per le operazioni in Grecia con il pipeline strutturato di Ellytic, scalando da 50 a oltre 200 casi attivi, riducendo il sovraccarico di coordinamento del 60% e consegnando registrazioni AFM in 3 giorni lavorativi.
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Sarah M.
Responsabile delle Operazioni · Nordic Mobility Partners · Norvegia
La sfida prima di Ellytic
Ogni dipendente in rilocalizzazione aveva bisogno di registrazione AFM, traduzioni documentali certificate e documentazione pronta per l'autorità — ma la combinazione variava in base alla nazionalità, allo stato familiare e al tipo di contratto di lavoro. Il team manteneva manualmente 14 diversi elenchi di documenti.
I clienti datori di lavoro si aspettavano rapporti di stato settimanali su tutti i casi attivi. Generare questi rapporti richiedeva al responsabile delle operazioni oltre 6 ore ogni venerdì, estraendo dati da thread email, fatture dei traduttori e conferme dei contabili in un'unica tabella.
COME ELLYTIC HA RISOLTO IL PROBLEMA
1
Impostazione dello spazio di lavoro a livello di datore di lavoro
Ogni cliente datore di lavoro ha ricevuto uno spazio di lavoro dedicato di Ellytic con modelli di caso personalizzati che corrispondono al loro tipo di contratto, nazionalità dei traslocati e registrazioni richieste dalle autorità. I nuovi casi venivano creati da modelli con liste di controllo documentali preconfigurate.
2
Elaborazione documentale in batch
I documenti di più traslocati venivano elaborati in parallelo: traduzioni certificate, validazione dell'apostille e assemblaggio del pacchetto AFM avvenivano tutti contemporaneamente. Il team poteva presentare 15-20 casi a settimana senza colli di bottiglia.
3
Tracciamento automatico dello stato
Ogni caso si muoveva attraverso fasi definite: accettazione, raccolta documenti, traduzione, invio AFM, elaborazione delle autorità, consegna, con aggiornamenti automatici dello stato. Il team delle operazioni vedeva il progresso in tempo reale senza dover effettuare chiamate di stato.
4
Dashboard di reporting per i datori di lavoro
I rapporti settimanali per i datori di lavoro venivano generati automaticamente dai dati sullo stato dei casi. Ogni rapporto mostrava i casi attivi, le tempistiche di completamento e eventuali ostacoli, sostituendo 6 ore di lavoro manuale su fogli di calcolo con un'unica esportazione.
RISULTATI MISURABILI
200+
Casi di trasloco attivi gestiti
60%
Riduzione nei passaggi di coordinamento
3 giorni
Tempo medio di AFM per ogni traslocato
6 ore/settimana
Tempo di reporting risparmiato (completamente automatizzato)
“Siamo passati dall'affogare in fogli di calcolo a gestire 200 casi attraverso un pipeline pulito. I nostri clienti datori di lavoro hanno notato immediatamente la differenza: ricevono rapporti settimanali senza che noi ci affanniamo ogni venerdì.”— Sarah M., Responsabile delle Operazioni, Nordic Mobility Partners
Analisi dettagliata del flusso di lavoro
1
Nuova assunzione di caso da HR del datore di lavoro
Quando un datore di lavoro invia un nuovo traslocato, il sistema crea un caso dal modello specifico per il datore di lavoro. I requisiti documentali sono preconfigurati in base alla nazionalità e al tipo di contratto del traslocato. Il traslocato riceve un link personalizzato per caricare i propri documenti.
2
Elaborazione documenti parallela
I documenti caricati vengono convalidati per completezza e conformità al formato. Traduzioni certificate e controlli di apostille vengono eseguiti in parallelo su tutti i casi attivi. Il sistema prioritizza i casi in base al SLA del datore di lavoro e all'urgenza della data di inizio.
3
Invio batch AFM
Pacchetti completi AFM vengono inviati in lotti all'DOY assegnato. Ogni invio include il modulo M1, documenti tradotti, lettera di verifica del datore di lavoro e autorizzazione del rappresentante. Il sistema tiene traccia di ogni invio in modo indipendente.
4
Consegna e notifica al datore di lavoro
Al rilascio di AFM, sia il trasferito che il datore di lavoro ricevono il pacchetto completo — certificato AFM, traduzioni certificate e documenti pronti per la banca. Il cruscotto del datore di lavoro si aggiorna automaticamente e il rapporto settimanale riflette il completamento.
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