Het bureau beheerde AFM registraties via 6 verschillende accountants, 3 freelance vertalers en een koeriersdienst — niemand van hen deelde een gemeenschappelijk volgsysteem. De operationeel manager besteedde meer dan 15 uur per week aan statusgesprekken en e-mailketens.
GEVAL STUDIE — AFM VOOR INTERNATIONALE KLANTEN
40+ AFM registraties per maand — met nul afgewezen aanvragen en een doorlooptijd van 5 dagen
Papadopoulos & Associates verving hun gefragmenteerde netwerk van accountants, vertalers en koeriers door een enkele Ellytic-pipeline die AFM-registratie, gecertificeerde vertaling en autoriteit-klaar documentlevering afhandelt voor hun internationale klantenbestand.
D
Dimitris P.
Managing Partner · Papadopoulos & Associates · Griekenland
De uitdaging voor Ellytic
Internationale klanten kwamen met documenten in 12+ talen en verschillende apostille-normen. Eén op de vier AFM aanvragen werd bij de eerste indiening afgewezen vanwege problemen met de vertaalindeling of ontbrekende ondersteunende documenten.
De onboarding van klanten duurde gemiddeld 21 dagen van betrokkenheid tot AFM uitgifte. Klanten die onroerend goed van hoge waarde kochten en klanten voor bedrijfsregistratie verloren regelmatig hun geduld en gingen naar concurrerende bureaus met snellere doorlooptijden.
HOE ELLYTIC HET OPLOSSEN
1
Cliëntintake met documentvalidatie
De documenten van elke nieuwe klant werden geüpload naar een Ellytic werkruimte met automatische validatie voor volledigheid, apostille ketenintegriteit en vertaalvereisten. Het systeem markeerde problemen voordat de klant de eerste consultatie verliet.
2
Parallelle gecertificeerde vertaling
Documenten die een Griekse vertaling vereisten, werden doorgestuurd naar Ellytic's gecertificeerde vertaalpipeline. Alle vertalingen werden binnen 1 werkdag geleverd met DOY-geaccepteerde opmaak — waardoor de afhankelijkheid van freelance vertalers werd geëlimineerd.
3
AFM aanvraagassemblage & indiening
Ellytic stelde het complete AFM-pakket samen — M1-formulier, vertaalde documenten, vertegenwoordigersautorisatie (εξουσιοδότηση) en ondersteunend bewijs — en diende dit rechtstreeks in. Het juiste DOY werd automatisch bepaald op basis van de beoogde fiscale woonplaats van de cliënt.
4
Autoriteit tracking & cliënt notificatie
Het kantoor ontving realtime statusupdates over elke aanvraag. Bij AFM-uitgifte leverde Ellytic het complete pakket — AFM-certificaat plus alle ondersteunende documenten — klaar voor de volgende stap in de juridische workflow van de cliënt.
MEETBARE RESULTATEN
40+
AFM registraties verwerkt per maand
5 dagen
Gemiddelde doorlooptijd (was 21 dagen)
0%
Aanvraag afwijspercentage (was 25%)
75%
Vermindering van de coördinatietijd van de operationeel manager
“We hebben onze reputatie opgebouwd door internationale klanten te bedienen, maar het AFM proces was onze zwakste schakel. Nu is het onze snelste. Klanten krijgen hun AFM in 5 dagen, en mijn team raakt geen enkel aanvraagformulier aan.”— Dimitris P., Managing Partner, Papadopoulos & Associates
Gedetailleerde workflow-analyse
1
Dag 0: Cliëntbetrokkenheid & documentverzameling
Tijdens de eerste cliëntbijeenkomst uploadt de medewerker het paspoort van de cliënt, bewijs van adres en eventuele bestaande Griekse documentatie naar Ellytic. Het systeem genereert een checklist die specifiek is voor de cliënt en markeert eventuele ontbrekende documenten of apostillevereisten.
2
Dag 1–2: Vertaling & pakketassemblage
Gecertificeerde Griekse vertalingen worden binnen 24 uur voltooid. Het M1-formulier wordt vooraf ingevuld op basis van het profiel van de cliënt, en de vertegenwoordigersautorisatie wordt voorbereid. Alle documenten worden kruisgewijs gevalideerd op consistentie voordat het pakket wordt afgerond.
3
Dag 3–4: Indiening & DOY-verwerking
De complete aanvraag wordt ingediend bij de toegewezen DOY (Belastingdienst). Ellytic volgt de indiening tijdens de verwerking en behandelt eventuele verzoeken van de autoriteit voor aanvullende documentatie rechtstreeks zonder het personeel van het kantoor erbij te betrekken.
4
Dag 5: AFM uitgegeven & pakket geleverd
Bij AFM-uitgifte ontvangt het kantoor het complete pakket: AFM-certificaat, gecertificeerde vertalingen en alle ondersteunende documenten. Dit pakket is onmiddellijk bruikbaar voor onroerendgoed aankopen, oprichting van bedrijven of bankzaken — wat de volgende juridische stap van de cliënt ook vereist.
VOLGENDE STAP
Klaar om deze workflow uit te voeren?
Begin met een commerciële kwalificatie om de uitrol, eigenaarschap en levering voor uw team te bepalen.