Privacyverklaring van Ellytic Technologies UG

3.1 Gegevens die je direct aanlevert

• Identificatiegegevens: naam, adres, contactgegevens.
• Accountgegevens: inloggegevens, authenticatiedata, MFA-tokens.
• Administratieve en burgerlijke documenten: paspoorten, ID-kaarten, geboorte-/huwelijksakten, belastingformulieren, eigendomsdocumenten, erfenisdocumentatie, ondersteunend bewijs.
• Vertaal-/verificatiedocumenten: bestanden geüpload voor beëdigde of professionele vertaling.
• Verklaringen en formulieren: gegevens ingevoerd in wizards, vragenlijsten en selfservice-modules.
• Communicatiegegevens: supportberichten, e-mails, gebruikersverzoeken, inhoud van gesprekken.
• Betaal- en factuurgegevens: uitsluitend verwerkt via PCI-DSS-conforme verwerkers zoals Stripe of PayPal.

3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

• Technische identifiers: IP-adressen (waar mogelijk ingekort), apparaattype, besturingssysteem, browsertype/-versie.
• Gebruiksgegevens: interacties met functies, tijdstempels, formulierenvoortgang, workflowstappen.
• Beveiligingslogs: inlogpogingen, authenticatie-events, signalen voor fraudedetectie.
• Diagnostische informatie: prestatietelemetrie, foutmeldingen.
• Cookies en vergelijkbare technologieën (zie Cookiebeleid).

3.3 Bijzondere categorieën gegevens

We vragen geen gevoelige gegevens op grond van art. 9 AVG.

• Gebruikers kunnen echter documenten uploaden die zulke informatie bevatten (bijv. gezondheidsvermeldingen op aktes). In die gevallen:
• verwerken we uitsluitend voor het expliciete doel van de gebruikersaanvraag,
• is de rechtsgrond art. 6(1)(b) AVG (contract) gecombineerd met art. 9(2)(a) AVG (uitdrukkelijke toestemming bij upload).

4.1 Nakoming van de overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG)

• Levering van vertaal-, administratieve, fiscale en documentatieservices.
• Voorbereiden, controleren en valideren van formulieren of wizards.
• Leveren van AI-ondersteunde output met menselijke beoordeling.
• Beheer van gebruikersaccounts, authenticatie, MFA en onboarding.

4.2 Wettelijke verplichtingen (art. 6(1)(c) AVG)

• Naleving van Duitse en EU-regels voor boekhouding, belasting en handelsrecht.
• Wettelijke bewaarplicht voor facturen en transactiemetadata.
• Beantwoorden van rechtmatige verzoeken van autoriteiten of rechtbanken.

4.3 Gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f) AVG)

• Platformsbeveiliging, fraudedetectie en misbruikpreventie.
• Serviceverbetering en workflow-optimalisatie.
• Interne kwaliteitsbewaking (geanonimiseerd of geaggregeerd waar mogelijk).
• Waarborging van de nauwkeurigheid van vertalingen en documenten.

4.4 Toestemming (art. 6(1)(a) AVG)

Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken: privacy@ellytic.com

• Niet-essentiële cookies en analytics.
• Optionele communicatievoorkeuren (bijv. nieuwsbrieven).
• Verwerking van gevoelige informatie in geüploade documenten, indien van toepassing.

Alle AI-verwerking vindt plaats op EU-gehoste infrastructuur of met subverwerkers die zijn gebonden aan AVG-conforme overeenkomsten en EU-standaardgaranties.

We gebruiken geüploade data niet om publieke AI-modellen te trainen.

6.1 Verwerkers (art. 28 AVG)

We delen persoonsgegevens alleen met de volgende categorieën verwerkers:

• EU-gebaseerde hosting- en clouddiensten
• E-mail- en communicatieservices
• Ticketsystemen voor support
• Vertaal- en taalkundige QA-partners
• Betaalverwerkers (bijv. Stripe, PayPal)
• Identiteitsverificatie- of e-signatureproviders (indien gebruikt)
• Alle verwerkers zijn gebonden aan strikte verwerkersovereenkomsten (DPA’s).

6.2 Autoriteiten en instellingen

Alleen op jouw uitdrukkelijk verzoek of wettelijke verplichting, bijv.:

• belastingdiensten
• burgerlijke stand
• notarissen
• kadaster/grondboek
• rechtbanken
• banken

6.3 Geen doorgifte naar derde landen zonder waarborgen

We geven geen persoonsgegevens door buiten de EU/EER tenzij er een adequaatheidsbesluit bestaat (art. 45 AVG) of passende waarborgen (art. 46 AVG) zijn getroffen, waaronder Standard Contractual Clauses (SCC’s).

Primaire datahosting: Duitsland (EU).

7.1 Documenten en uploads

Worden 30 dagen na afronding van de dienst verwijderd, tenzij:

wettelijke bewaarplichten gelden of je om eerdere verwijdering vraagt (voor zover wettelijk toegestaan).

7.2 Accountgegevens

Worden bewaard tot verwijdering van het account en daarna:

zo snel mogelijk geanonimiseerd; bepaalde metadata worden 6–10 jaar bewaard volgens Duits belasting- en handelsrecht.

7.3 Beveiligingslogs

Bewaring gedurende 90 dagen, tenzij langere opslag nodig er is voor fraudeonderzoek.

7.4 Back-ups

Beveiligde versleutelde back-ups worden overschreven volgens een rolling schema (30–90 dagen).