Annulerings- en Terugbetalingsbeleid

1. Toepassingsgebied

Dit Beleid is van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen Ellytic en de Gebruiker (zoals gedefinieerd in de Servicevoorwaarden) voor de levering van Ellytic Identity Producten, Gecertificeerde Vertaaldiensten en eventuele aanvullende diensten die via het platform worden aangeboden.

De Ellytic Identity Products omvatten vijf (5) servicepakketten: Starter Package, Full Service Package, Identity Certified Translation, Identity Banking Translations en Deregistration Guidance.

2. Recht van annulering door Ellytic (Geschiktheid van documenten)

Ellytic behoudt zich het recht voor een bestelling geheel of gedeeltelijk te annuleren, met volledige terugbetaling van de aankoopprijs, indien de door de Gebruiker ingediende documenten afkomstig zijn uit een rechtsgebied dat geen partij is bij de Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Haags Apostilleverdrag) en de complexiteit van het daaruit voortvloeiende legalisatieproces de reikwijdte van de bestelde dienst overschrijdt.

In dergelijke gevallen zal Ellytic de Gebruiker binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van de documenten op de hoogte stellen. De volledige aankoopprijs wordt binnen veertien (14) kalenderdagen na de annuleringsmededeling terugbetaald op de oorspronkelijke betaalmethode.

Indien slechts een deel van de ingediende documenten is getroffen, kan Ellytic gedeeltelijke uitvoering aanbieden tegen een naar verhouding aangepaste prijs. De Gebruiker kan dit aanbod aanvaarden of afwijzen; bij afwijzing wordt een volledige terugbetaling verleend.

3. Levertermijnen en terugbetalingsrechten

De volgende serviceniveautoezeggingen zijn van toepassing op de vijf Ellytic Identity Products. Indien Ellytic de overeengekomen diensten niet binnen de gestelde termijnen levert, heeft de Gebruiker recht op een gedeeltelijke terugbetaling zoals hieronder gespecificeerd.

3.1 Identity Certified Translation & Identity Banking Translations

Ellytic verbindt zich ertoe Identity Certified Translation en Identity Banking Translations binnen één (1) werkdag na de datum van orderbevestiging en ontvangst van alle te vertalen documenten te voltooien.

Deze toezegging van één werkdag geldt uitsluitend voor de kernvertaaldienst. Wanneer de Gebruiker aanvullende diensten heeft aangeschaft als onderdeel van het Identity Banking Translations-pakket — waaronder, maar niet beperkt tot, de E1-belastingaangifte, het belastingcertificaat of de add-on Grieks mobiel nummer (eSIM) — is de verwerkingstijd voor dergelijke aanvullende diensten afhankelijk van de tijdige voltooiing door de Gebruiker van de klantafhankelijke stappen beschreven in Sectie 4.

Indien Ellytic de kernvertaling niet binnen deze termijn levert om redenen die aan Ellytic zijn toe te rekenen, heeft de Gebruiker recht op een terugbetaling van vijftig procent (50%) van het vertaaltarief.

3.2 Starter Package, Full Service Package & Deregistration Guidance

Ellytic verbindt zich ertoe de verwerking van het Starter Package, Full Service Package en Deregistration Guidance binnen drie (3) werkdagen na de datum waarop aan alle voorwaarden is voldaan te voltooien (zie Sectie 4).

De verwerkingstijd voor deze producten is inherent afhankelijk van de tijdige deelname van de Gebruiker aan klantafhankelijke stappen, waaronder het ondertekenen van een Volmacht (PoA), het bijwonen van de online afspraak met de Griekse belastingdienst (myAADE) en het invoeren van het resulterende AFM in het Ellytic-systeem. De toezegging van drie werkdagen begint pas nadat de Gebruiker al deze voorwaarden heeft vervuld.

Indien Ellytic de verwerking niet binnen deze termijn voltooit om redenen die aan Ellytic zijn toe te rekenen, heeft de Gebruiker recht op een terugbetaling van vijftig procent (50%) van de aankoopprijs van de betreffende dienst.

3.3 Berekening van Werkdagen

Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van feestdagen in de Vrije en Hanzestad Hamburg, Duitsland. Bestellingen die op niet-werkdagen worden geplaatst, worden geacht op de eerstvolgende werkdag te zijn ontvangen.

4. Klantafhankelijke stappen (Opschorting van verwerkingstijd)

Bepaalde diensten vereisen actieve medewerking van de Gebruiker voordat Ellytic de verwerking kan starten of voortzetten. Deze klantafhankelijke stappen omvatten onder meer:

• Ondertekening en indiening van een Volmacht (PoA) zoals vereist door de dienst;
• Deelname aan en voltooiing van de online afspraak met de Griekse belastingdienst (myAADE) voor de afgifte van een Grieks fiscaal identificatienummer (AFM);
• Activering van een Grieks mobiel telefoonnummer (geleverd als eSIM — een digitaal SIM-profiel, geen fysieke SIM-kaart) waar vereist voor authenticatiedoeleinden; de eSIM-gegevens worden onmiddellijk na de inrichting door Ellytic beschikbaar gesteld in het klantendashboard van de Gebruiker;
• Invoer van het AFM en eventuele andere vereiste persoonsgegevens in het Ellytic-systeem.

De verwerkingstijd als bedoeld in Sectie 3 wordt opgeschort voor de volledige duur waarin Ellytic wacht op de voltooiing van een klantafhankelijke stap door de Gebruiker. De verwerkingstijd wordt hervat op de werkdag volgend op de datum waarop de Gebruiker alle openstaande voorwaarden heeft vervuld en de vereiste gegevens beschikbaar zijn in het Ellytic-systeem.

Ellytic zal commercieel redelijke inspanningen leveren om de Gebruiker via e-mail en/of het platformdashboard op de hoogte te stellen van openstaande klantafhankelijke stappen. Het niet ontvangen van een dergelijke kennisgeving ontheft de Gebruiker niet van de verplichting om de vereiste stappen tijdig te voltooien.

Indien de Gebruiker de vereiste klantafhankelijke stappen niet binnen zestig (60) kalenderdagen na de besteldatum voltooit, behoudt Ellytic zich het recht voor het dossier te sluiten. In dat geval is geen terugbetaling verschuldigd, aangezien de vertraging niet aan Ellytic is toe te rekenen.

5. Terugbetalingsprocedure

Terugbetalingsverzoeken moeten schriftelijk worden ingediend per e-mail aan support@ellytic.com of via de ondersteuningsfunctie van het platform. Elk verzoek moet het bestelnummer, een beschrijving van het probleem en, waar van toepassing, bewijs van de vertraging bevatten.

Ellytic beoordeelt terugbetalingsverzoeken binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst en stelt de Gebruiker op de hoogte van het besluit. Goedgekeurde terugbetalingen worden binnen veertien (14) kalenderdagen na goedkeuring verwerkt op de oorspronkelijke betaalmethode.

Terugbetalingen worden verricht in de valuta van de oorspronkelijke transactie. Eventuele valutaconversieverschillen of verwerkingskosten van externe betalingsverwerkers komen voor rekening van de betreffende betalingsdienstverlener en vallen buiten de invloedssfeer van Ellytic.

6. Uitsluitingen van terugbetalingsrechten

Geen terugbetaling is verschuldigd in de volgende omstandigheden:

• De dienst is volledig uitgevoerd en geleverd zoals overeengekomen;
• De vertraging is toe te rekenen aan het verzuim van de Gebruiker om klantafhankelijke stappen te voltooien (Sectie 4);
• De vertraging is veroorzaakt door derden buiten de controle van Ellytic, waaronder maar niet beperkt tot overheidsinstanties, postdiensten of banken;
• De Gebruiker heeft onjuiste, onvolledige of frauduleuze informatie of documenten verstrekt;
• De Gebruiker heeft bij zijn betalingsdienstverlener een terugboeking of betalingsgeschil geïnitieerd voor dezelfde transactie.

7. Wettelijk herroepingsrecht (EU-consumenten)

Consumenten binnen de Europese Unie hebben een wettelijk herroepingsrecht binnen veertien (14) kalenderdagen na sluiting van de overeenkomst, zonder opgave van redenen, overeenkomstig artikel 9 van Directive 2011/83/EU en §§ 355 e.v. BGB.

Echter, overeenkomstig artikel 16, onder a), van Directive 2011/83/EU en § 356 lid 4 BGB, vervalt het herroepingsrecht voortijdig indien Ellytic de dienst volledig heeft uitgevoerd en de Gebruiker uitdrukkelijk heeft ingestemd met het begin van de uitvoering vóór het verstrijken van de herroepingstermijn, en heeft erkend dat het herroepingsrecht bij volledige uitvoering zou komen te vervallen.

Tijdens het afrekenproces wordt de Gebruiker geïnformeerd over en stemt in met dit vervroegde begin van de dienstverlening.

8. Overmacht

Ellytic is niet aansprakelijk voor vertragingen of niet-nakoming veroorzaakt door overmacht, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, oorlog, terrorisme, cyberaanvallen of verstoring van essentiële infrastructuur. In dergelijke gevallen worden verwerkingstermijnen verlengd met de duur van de belemmering.

9. Wijzigingen

Ellytic behoudt zich het recht voor dit Beleid te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden op het platform gepubliceerd en, indien wezenlijk, per e-mail aan bestaande Gebruikers medegedeeld. De versie die van kracht is op het moment van de bestelling is van toepassing op die bestelling.

10. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Dit Beleid wordt beheerst door het recht van de Bondsrepubliek Duitsland, zonder inachtneming van beginselen van internationaal privaatrecht. Voor consumenten gelden de dwingende consumentenbeschermingsbepalingen van hun land van gewone verblijfplaats, voor zover deze een hoger beschermingsniveau bieden.

De exclusieve bevoegde rechter voor geschillen met ondernemers is Hamburg, Duitsland. Voor consumenten wordt de bevoegdheid bepaald overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.

11. Contact

Voor vragen over dit Beleid of om een terugbetalingsverzoek in te dienen: