Annulerings- & Terugbetalingsbeleid

1. Toepassingsgebied

Dit Beleid is van toepassing op alle overeenkomsten die tussen ELLYTIC en de Gebruiker (zoals gedefinieerd in de Gebruiksvoorwaarden) worden gesloten voor de levering van ELLYTIC Identity-producten, Gecertificeerde Vertaaldiensten en eventuele via het platform aangeboden nevendiensten.

De ELLYTIC Identity-producten omvatten zes (6) servicepakketten: Identity Starterpakket, Identity Full-Service-pakket, Gecertificeerde Vertalingen, Gecertificeerde Bankvertalingen, Identity Levensgebeurtenissen en Identity Uitschrijvings- & Overheidsupport.

2. Annuleringsrecht van ELLYTIC (Documentgeschiktheid)

ELLYTIC behoudt zich het recht voor om een bestelling geheel of gedeeltelijk te annuleren, met volledige terugbetaling van de aankoopprijs, indien de door de Gebruiker ingediende documenten afkomstig zijn uit een jurisdictie die geen partij is bij het Haags Apostilleverdrag en de complexiteit van het resulterende legalisatieproces de reikwijdte van de bestelde dienst overschrijdt.

In dergelijke gevallen zal ELLYTIC de Gebruiker binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van de documenten op de hoogte stellen. De volledige aankoopprijs wordt binnen veertien (14) kalenderdagen na de annuleringsmelding terugbetaald via de oorspronkelijke betaalmethode.

Indien slechts een deel van de ingediende documenten wordt getroffen, kan ELLYTIC gedeeltelijke uitvoering aanbieden tegen een evenredig aangepaste prijs. De Gebruiker kan dit aanbod accepteren of weigeren; bij weigering wordt een volledige terugbetaling verstrekt.

3. Leveringstermijnen en Terugbetalingsrechten

De volgende toezeggingen inzake levertijden zijn van toepassing op de hieronder vermelde ELLYTIC-producten. Wanneer ELLYTIC de vermelde termijnen overschrijdt om redenen die aan ELLYTIC kunnen worden toegerekend, ontvangt de Gebruiker de hieronder uiteengezette tegemoetkomingen uit goodwill en, op verzoek, een gedeeltelijke terugbetaling zoals gespecificeerd. Dwingende wettelijke consumentenrechten blijven onverlet.

3.1 Gecertificeerde Vertalingen & Gecertificeerde Bankvertalingen

ELLYTIC streeft ernaar Gecertificeerde Vertalingen en Gecertificeerde Bankvertalingen te leveren binnen één (1) werkdag na de datum van de orderbevestiging en de ontvangst van alle te vertalen documenten. Wanneer de levering wordt vertraagd om redenen die aan ELLYTIC kunnen worden toegerekend, geldt de volgende escalatieregeling, waarbij de werkdagen worden berekend overeenkomstig artikel 3.3:

(a) op de tweede (2e) werkdag stuurt ELLYTIC de Gebruiker per e-mail een statusupdate en verontschuldiging; (b) op de derde (3e) werkdag verstrekt ELLYTIC de Gebruiker kosteloos en als gebaar van goodwill een voucher van twintig euro (€20), die dertig (30) dagen geldig is, eenmalig kan worden gebruikt en kan worden ingewisseld bij een minimale bestelwaarde van honderd vijftig euro (€150); (c) op de vijfde (5e) werkdag stuurt ELLYTIC per e-mail een verdere statusupdate; (d) indien de levering aan het einde van de tiende (10e) werkdag niet heeft plaatsgevonden, heeft de Gebruiker, op verzoek overeenkomstig artikel 5, recht op terugbetaling van vijftig procent (50%) van de vertaalkosten, minus de waarde van een eventueel reeds op grond van (b) verstrekte voucher.

De doelstelling van één werkdag in dit artikel 3.1 geldt uitsluitend voor de kernvertaaldienst. Wanneer de Gebruiker aanvullende diensten heeft aangeschaft als onderdeel van het pakket Gecertificeerde Bankvertalingen — waaronder, maar niet beperkt tot, de aanvullende dienst E1-belastingaangifte, Belastingcertificaat of Grieks mobiel nummer (eSIM) — is de verwerkingstijd voor dergelijke aanvullende diensten afhankelijk van de tijdige voltooiing door de Gebruiker van de in artikel 4 beschreven stappen die afhankelijk zijn van de klant.

3.2 Identity Starterpakket, Identity Full-Service-pakket, Identity Levensgebeurtenissen & Identity Uitschrijvings- & Overheidsupport

ELLYTIC streeft ernaar het Identity Starterpakket, het Identity Full-Service-pakket, Identity Levensgebeurtenissen en Identity Uitschrijvings- & Overheidsupport te voltooien binnen drie (3) werkdagen na de datum waarop aan alle vereisten (zie artikel 4) is voldaan.

De verwerkingstijd voor deze producten is naar haar aard afhankelijk van de tijdige medewerking van de Gebruiker aan stappen die afhankelijk zijn van de klant, waaronder het ondertekenen van een volmacht (Power of Attorney, PoA), het bijwonen van de online afspraak met de Griekse belastingdienst (myAADE) en het invoeren van het daaruit voortvloeiende AFM in het ELLYTIC-systeem. De termijn van drie werkdagen vangt pas aan nadat de Gebruiker aan al deze vereisten heeft voldaan.

Wanneer de voltooiing wordt vertraagd om redenen die aan ELLYTIC kunnen worden toegerekend, geldt de volgende escalatieregeling, waarbij de werkdagen worden berekend overeenkomstig artikel 3.3 en pas worden geteld nadat aan alle vereisten is voldaan: (a) op de vierde (4e) werkdag wordt per e-mail een statusupdate en verontschuldiging verzonden; (b) op de vijfde (5e) werkdag wordt als gebaar van goodwill een voucher van twintig euro (€20) verstrekt, die dertig (30) dagen geldig is, eenmalig kan worden gebruikt en kan worden ingewisseld bij een minimale bestelwaarde van honderd vijftig euro (€150); (c) op de zevende (7e) werkdag wordt per e-mail een verdere statusupdate verzonden; (d) indien de voltooiing aan het einde van de twaalfde (12e) werkdag niet heeft plaatsgevonden, heeft de Gebruiker, op verzoek overeenkomstig artikel 5, recht op terugbetaling van vijftig procent (50%) van de aankoopprijs van de betrokken dienst, minus de waarde van een eventueel reeds op grond van (b) verstrekte voucher.

3.3 Berekening van werkdagen

Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële feestdagen in de Vrije en Hanzestad Hamburg, Duitsland. Bestellingen die op niet-werkdagen worden geplaatst, worden geacht op de eerstvolgende werkdag te zijn ontvangen.

4. Klantafhankelijke Stappen (Opschorting van Verwerkingstijd)

Voor bepaalde diensten is actieve deelname van de Gebruiker vereist voordat ELLYTIC kan beginnen of doorgaan met de verwerking. Deze klantafhankelijke stappen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Het ondertekenen en indienen van een volmacht (PoA) zoals vereist door de dienst;
• Deelname aan en afronding van de online afspraak met de Griekse belastingdienst (myAADE) voor de uitgifte van een Grieks fiscaal identificatienummer (AFM);
• Activering van een Grieks mobiel telefoonnummer (geleverd als een eSIM — een digitaal SIM-profiel, geen fysieke SIM-kaart) indien vereist voor authenticatiedoeleinden; de eSIM-gegevens worden direct na verstrekking door ELLYTIC beschikbaar gesteld in het klantdashboard van de Gebruiker;
• Invoer van het AFM en alle andere vereiste persoonsgegevens in het ELLYTIC systeem.

De in Sectie 3 vermelde verwerkingstijd wordt opgeschort (gepauzeerd) gedurende de gehele periode waarin ELLYTIC wacht op de voltooiing door de Gebruiker van een klantafhankelijke stap. De verwerkingstijd wordt hervat op de werkdag volgend op de datum waarop de Gebruiker aan alle openstaande vereisten heeft voldaan en de vereiste gegevens beschikbaar zijn in het ELLYTIC systeem.

ELLYTIC zal commercieel redelijke inspanningen leveren om de Gebruiker via e-mail en/of het platformdashboard te informeren over openstaande klantafhankelijke stappen. Het niet ontvangen van een dergelijke melding ontslaat de Gebruiker niet van de verplichting om de vereiste stappen tijdig te voltooien.

Indien de Gebruiker er niet in slaagt de vereiste klantafhankelijke stappen te voltooien binnen zestig (60) kalenderdagen na de besteldatum, behoudt ELLYTIC zich het recht voor de zaak te sluiten. In dat geval is geen terugbetaling verschuldigd, aangezien de vertraging niet aan ELLYTIC te wijten is.

5. Terugbetalingsprocedure

Verzoeken tot terugbetaling moeten schriftelijk worden ingediend via e-mail naar support@ellytic.com of via de ondersteuningsfunctie van het platform. Elk verzoek moet het ordernummer, een beschrijving van het probleem en, indien van toepassing, bewijs van de vertraging bevatten.

ELLYTIC zal verzoeken tot terugbetaling binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst beoordelen en de Gebruiker op de hoogte stellen van haar beslissing. Goedgekeurde terugbetalingen worden verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode binnen veertien (14) kalenderdagen na goedkeuring.

Terugbetalingen worden uitgegeven in de valuta van de oorspronkelijke transactie. Eventuele valutaconversieverschillen of verwerkingskosten van derden zijn voor rekening van de betreffende betalingsprovider en vallen buiten de controle van ELLYTIC.

6. Uitsluitingen van Terugbetalingsrechten

Er is geen terugbetaling verschuldigd in de volgende gevallen:

• De dienst is volledig afgerond en geleverd zoals overeengekomen;
• De vertraging is te wijten aan het niet voltooien door de Gebruiker van klantafhankelijke stappen (Sectie 4);
• De vertraging wordt veroorzaakt door derden buiten de controle van ELLYTIC, waaronder maar niet beperkt tot overheidsinstanties, postdiensten of banken;
• De Gebruiker heeft onjuiste, onvolledige of frauduleuze informatie of documenten verstrekt;
• De Gebruiker heeft een terugboeking of betalingsgeschil met zijn betalingsprovider gestart voor dezelfde transactie.

7. Wettelijk Herroepingsrecht (EU-consumenten)

Consumenten binnen de Europese Unie hebben een wettelijk herroepingsrecht binnen veertien (14) kalenderdagen na het sluiten van het contract, zonder opgave van redenen, overeenkomstig artikel 9 van Richtlijn 2011/83/EU en §§ 355 e.v. BGB.

Echter, overeenkomstig artikel 16(a) van Richtlijn 2011/83/EU en § 356 lid 4 BGB, vervalt het herroepingsrecht voortijdig indien ELLYTIC de dienst volledig heeft uitgevoerd en de Gebruiker uitdrukkelijk heeft ingestemd met de aanvang van de uitvoering vóór het verstrijken van de herroepingstermijn, en heeft erkend dat het herroepingsrecht bij volledige uitvoering verloren gaat.

Tijdens het afrekenproces wordt de Gebruiker geïnformeerd over en stemt hij in met deze vroegtijdige aanvang van de dienstverlening.

8. Overmacht

ELLYTIC is niet aansprakelijk voor vertragingen of niet-nakoming veroorzaakt door overmacht, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, oorlog, terrorisme, cyberaanvallen of verstoring van essentiële infrastructuur. In dergelijke gevallen worden de verwerkingstermijnen verlengd met de duur van de belemmering.

9. Wijzigingen

ELLYTIC behoudt zich het recht voor dit beleid op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op het platform en, indien materieel, aan bestaande Gebruikers per e-mail gecommuniceerd. De versie die van kracht is op het moment van bestelling is van toepassing op die bestelling.

10. Toepasselijk recht en jurisdictie

Dit beleid wordt beheerst door het recht van de Bondsrepubliek Duitsland, zonder inachtneming van de beginselen inzake conflicten van wetten. Voor consumenten gelden de dwingende consumentenbeschermingsbepalingen van hun land van gewone verblijfplaats indien deze een hoger beschermingsniveau bieden.

De exclusieve bevoegde rechtbank voor geschillen met ondernemers is Hamburg, Duitsland. Voor consumenten wordt de jurisdictie bepaald overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.

11. Contact

Voor vragen over dit beleid of om een terugbetalingsverzoek in te dienen: