Buitenlandse vastgoedkopers arriveerden bij de notarisafspraak zonder geldige AFM nummers, onvertaalde identiteitsdocumenten of onvolledige volmachtketens. 30% van de geplande sluitingen werd uitgesteld — wat het kantoor gemiddeld €2.500 kostte aan herboekingskosten en verloren factureerbare uren per incident.
GEVAL STUDIE — JURIDISCH & NOTARIS
20+ buitenlandse koper sluitingen per maand — nul documentvertragingen aan de notaris tafel
Kanzlei Vasiliou integreerde Ellytic's AFM registratie en gecertificeerde vertaalpipeline in hun vastgoedtransactie workflow, waardoor de documenthiaten die 30% van de sluitingen veroorzaakten, werden geëlimineerd.
M
Maria V.
Notaris · Kanzlei Vasiliou · Griekenland
De uitdaging voor Ellytic
Vastgoedagenten verwezen kopers naar de notaris met de verzekering dat 'de AFM wordt afgehandeld' — maar er bestond geen gestandaardiseerde overdracht. De assistent van de notaris besteedde 10+ uur per week aan het achterhalen van de documentstatus bij accountants, vertalers en de vertegenwoordigers van de kopers.
Elke buitenlandse nationaliteit bracht verschillende apostille-eisen, vertaalbehoeften en DOY-toewijzingsregels met zich mee. Het kantoor hield geen systematische checklist bij — fouten werden opgemerkt aan de notarisbalie, vaak te laat om te corrigeren zonder de transactie uit te stellen.
HOE ELLYTIC HET OPLOSSEN
1
Validatie van documenten vóór sluiting
Wanneer een buitenlandse koper sluiting was gepland, genereerde Ellytic een nationaliteit-specifieke documentchecklist. De vertegenwoordiger van de koper uploadde documenten onmiddellijk — en het systeem valideerde de volledigheid, apostille-integriteit en vertaalvereisten voordat een sluitingsdatum werd bevestigd.
2
Gecertificeerde vertaling voor notariële documenten
Alle identiteitsdocumenten, volmachten en ondersteunende certificaten die een Griekse vertaling vereisten, werden verwerkt via de gecertificeerde vertaalpipeline van Ellytic. Vertalingen werden binnen 1 werkdag geleverd met opmaak die door alle Griekse notariskantoren werd geaccepteerd.
3
AFM registratie parallel aan sluitingsvoorbereiding
Voor kopers die hun AFM nog niet hadden verkregen, voerde Ellytic het registratieproces parallel aan de sluitingsvoorbereiding van de notaris uit. De AFM werd doorgaans 5–7 dagen voor de geplande sluiting afgegeven — wat de notaris volledige zekerheid gaf dat alle documenten klaar zouden zijn.
4
Complete notaris-klaar pakketlevering
Twee dagen voor de sluiting leverde Ellytic het complete documentpakket aan de notaris: AFM certificaat, gecertificeerde vertalingen van alle identiteitsdocumenten, volmacht (indien van toepassing) en apostille verificatiegegevens. Geen last-minute hiaten.
MEETBARE RESULTATEN
20+
Buitenlandse koper sluitingen per maand
0%
Sluitingsuitstel (was 30%)
2 dagen
Documenten geleverd voor sluiting
€50k/jaar
Bespaard in geëlimineerde uitstelkosten
“Het slechtste moment voor een notaris is wanneer de koper aan de andere kant van de tafel zit en we ontdekken dat hun AFM aanvraag vorige week is afgewezen. Dat is niet meer voorgekomen sinds we Ellytic gebruiken. Elke sluiting is volledig voorbereid.”— Maria V., Notaris, Kanzlei Vasiliou
Gedetailleerde workflow-analyse
1
Sluiting gepland → koper intake gestart
Wanneer een vastgoedagent of advocaat een buitenlandse koper doorverwijst, maakt de assistent van de notaris een Ellytic zaak aan met de sluitingsdatum en nationaliteit van de koper. Het systeem genereert de exacte documentvereisten en stuurt een gepersonaliseerde uploadlink naar de koper of hun vertegenwoordiger.
2
Documentverzameling & vertaling
De koper uploadt paspoort, bewijs van adres, volmacht (indien een vertegenwoordiger wordt aangesteld) en eventuele vereiste certificaten. Documenten worden automatisch gevalideerd. Gecertificeerde vertalingen beginnen onmiddellijk voor alle Griekse-taalvereisten.
3
AFM registratie & autoriteitsgoedkeuring
Als de koper een AFM nodig heeft, voert Ellytic het volledige registratieproces uit — M1 formulier, vertaalde ondersteunende documenten, vertegenwoordiger autorisatie. Het systeem coördineert met de toegewezen DOY en volgt de aanvraag tot afgifte, meestal binnen 3–5 werkdagen.
4
Samenstelling & levering van het pre-closing pakket
Twee werkdagen voor de notarisafspraak wordt het complete pakket samengesteld en geleverd: AFM certificaat, gecertificeerde vertalingen, apostille gegevens en volmachtketen. De notaris controleert eenmaal en bevestigt de gereedheid — geen verrassingen aan de sluitingstafel.
VOLGENDE STAP
Klaar om deze workflow uit te voeren?
Begin met een commerciële kwalificatie om de uitrol, eigenaarschap en levering voor uw team te bepalen.