Elke nieuwe aanwerving vereiste 4–6 afzonderlijke contactmomenten met Griekse autoriteiten, freelance vertalers en lokale accountants — zonder gecentraliseerde statustracking. Het HR-team verloor gemiddeld 8 uur per aanwerving alleen aan coördinatie.
GEVAL STUDIE — WERKNEMER ONBOARDING
Van 3 naar 15 internationale aanwervingen per maand — zonder extra personeel aan het Griekse onboardingteam toe te voegen
TechBridge GmbH heeft hun uitbreiding naar Griekenland opgeschaald door handmatige AFM registratie, documentvertaling en autoriteitsworkflows te vervangen door een gestructureerde Ellytic pijplijn die binnen 3 werkdagen per aanwerving leverde.
E
Elena K.
HR Directeur · TechBridge GmbH · Duitsland
De uitdaging voor Ellytic
AFM-registratievertragingen gemiddeld 12 werkdagen omdat documenten werden ingediend met inconsistente opmaak, ontbrekende vertalingen of onvolledige apostilleketens. Eén op de drie aanvragen werd afgewezen bij de eerste indiening.
De startdata van werknemers verschoof gemiddeld met 2–3 weken omdat bankonboarding niet kon beginnen zonder een geldig AFM. Het bedrijf verloor €4.200 per vertraagde aanwerving aan idle salaris kosten en projectherplanning.
HOE ELLYTIC HET OPLOSSEN
1
Gestructureerde intake & document checklist
De documenten van elke aanwerving — paspoort, gelegaliseerde geboorteakte, bewijs van adres, arbeidsovereenkomst — werden geüpload naar een enkele Ellytic werkruimte. Het systeem valideerde de volledigheid voordat enige indiening plaatsvond, waardoor afgewezen aanvragen werden geëlimineerd.
2
Gecertificeerde vertaalpijplijn
Alle documenten die Griekse vertaling vereisten, werden doorgestuurd naar Ellytic's gecertificeerde vertaalworkflow. Vertalingen werden binnen 1 werkdag geleverd met autoriteit-geaccepteerde opmaak, waardoor de noodzaak voor coördinatie met freelance vertalers verviel.
3
AFM registratie & autoriteit indiening
Ellytic bereidde het AFM aanvraagpakket voor en diende het direct in, waarbij de juiste DOY-toewijzing, correcte vertegenwoordiger autorisatie en volledige ondersteunende documentatie werd gegarandeerd. Registratie voltooid in 3 werkdagen.
4
Post-AFM bankgereedheid overdracht
Zodra de AFM was uitgegeven, leverde Ellytic een bankklaar documentpakket — AFM certificaat, gecertificeerde vertalingen en identiteitsverificatiebundel — zodat de werknemer binnen dezelfde week een Griekse bankrekening kon openen.
MEETBARE RESULTATEN
15
Internationale aanwervingen per maand
3 dagen
Gemiddelde AFM-registratietijd (was 12)
0%
Aanvraagafwijspercentage (was 33%)
€63k
Jaarlijkse besparingen door geëlimineerde vertragingen en idle kosten
“We vreesden elke nieuwe aanwerving in Griekenland vanwege de papierwerkchaos. Nu is het een herhaalbare 3-daagse pijplijn. Ons team in Athene kan op de eerste dag beginnen met werken in plaats van drie weken te wachten op hun AFM.”— Elena K., HR Directeur, TechBridge GmbH
Gedetailleerde workflow-analyse
1
Dag 0: Aanwerving bevestigd, intake geactiveerd
HR dient de gegevens van de nieuwe aanwerving in via Ellytic's intakeformulier. Het systeem genereert een gepersonaliseerde documentchecklist op basis van nationaliteit, contracttype en vereiste autoriteitsregistraties. Ontbrekende items worden gemarkeerd voordat er met enig werk wordt begonnen.
2
Dag 1: Documenten gevalideerd & vertalingen gestart
Geüploade documenten worden gecontroleerd op volledigheid, opmaak conformiteit en apostille geldigheid. Gecertificeerde vertalingen beginnen onmiddellijk — geleverd binnen 24 uur. Het AFM aanvraagpakket wordt parallel samengesteld.
3
Dag 2–3: AFM ingediend & geregistreerd
De complete AFM aanvraag — inclusief vertaalde documenten, vertegenwoordiger autorisatie (εξουσιοδότηση) en bewijs van tewerkstelling — wordt ingediend bij de toegewezen DOY. Ellytic volgt de registratie en bevestigt het AFM nummer bij uitgifte.
4
Dag 3–5: Bankpakket geleverd
De werknemer ontvangt een compleet bankklaar pakket: AFM certificaat, gecertificeerde documentvertalingen en identiteitsverificatie outputs. Dit pakket voldoet aan de documentatievereisten van alle grote Griekse banken voor het openen van een rekening.
VOLGENDE STAP
Klaar om deze workflow uit te voeren?
Begin met een commerciële kwalificatie om de uitrol, eigenaarschap en levering voor uw team te bepalen.