Met 50+ actieve zaken op elk moment, beheerde het operationele team elke relocatie via e-mailthreads, gedeelde spreadsheets en WhatsApp-groepen met lokale Griekse contacten. De status van de zaak was onbekend totdat iemand handmatig controleerde — wat leidde tot gemiste deadlines en escalaties van klanten.
GEVAL STUDIE — RELOCATIE OPERATIES
200+ actieve verhuizingszaken beheerd via een enkele pipeline — met 60% minder overdrachten
Nordic Mobility Partners verving hun handmatige werkstroom voor Griekenland met Ellytic's gestructureerde pipeline, opschalend van 50 naar 200+ actieve zaken terwijl de coördinatieoverhead met 60% werd verminderd en AFM registraties binnen 3 werkdagen werden geleverd.
S
Sarah M.
Operationele Leidinggevende · Nordic Mobility Partners · Noorwegen
De uitdaging voor Ellytic
Elke werknemer die verhuist had AFM registratie, gecertificeerde documentvertalingen en autoriteitsklare papieren nodig — maar de combinatie varieerde per nationaliteit, gezinsstatus en type werkgeverscontract. Het team hield 14 verschillende documentchecklists handmatig bij.
Werkgevers verwachtten wekelijkse statusrapporten over alle actieve zaken. Het genereren van deze rapporten kostte de operationele leidinggevende elke vrijdag meer dan 6 uur — gegevens verzamelen uit e-mailthreads, vertalerfacturen en accountantbevestigingen in een enkele spreadsheet.
HOE ELLYTIC HET OPLOSSEN
1
Werkruimte-instelling op werkgeversniveau
Elke werkgever ontving een speciale Ellytic werkruimte met aangepaste zaaktemplates die overeenkwamen met hun contracttype, nationaliteiten van verhuizers en vereiste autoriteitsregistraties. Nieuwe zaken werden aangemaakt vanuit templates met vooraf geconfigureerde documentchecklists.
2
Batchdocumentverwerking
Documenten van meerdere verhuizers werden parallel verwerkt — gecertificeerde vertalingen, apostille-validatie en AFM pakketassemblage liepen allemaal gelijktijdig. Het team kon 15–20 zaken per week indienen zonder knelpunten.
3
Geautomatiseerde statustracking
Elke zaak doorliep gedefinieerde fasen — intake, documentverzameling, vertaling, AFM indiening, autoriteitsverwerking, levering — met automatische statusupdates. Het operationele team zag real-time voortgang zonder statusoproepen te hoeven doen.
4
Werkgeversrapportagedashboard
Wekelijkse werkgeversrapporten werden automatisch gegenereerd uit de statusgegevens van de zaken. Elk rapport toonde actieve zaken, voltooiingstijdlijnen en eventuele blokkades — verving 6 uur handmatig spreadsheetwerk door een enkele export.
MEETBARE RESULTATEN
200+
Actieve verhuizingszaken beheerd
60%
Vermindering in coördinatieoverdrachten
3 dagen
Gemiddelde AFM doorlooptijd per verhuizer
6 uur/week
Bespaarde rapportagetijd (volledig geautomatiseerd)
“We zijn van verdrinken in spreadsheets naar het beheren van 200 zaken via een schone pipeline gegaan. Onze werkgevers merkten het verschil onmiddellijk op — ze krijgen wekelijkse rapporten zonder dat we elke vrijdag in de stress schieten.”— Sarah M., Operationele Leidinggevende, Nordic Mobility Partners
Gedetailleerde workflow-analyse
1
Nieuwe zaak intake van werkgever HR
Wanneer een werkgever een nieuwe verhuizer indient, creëert het systeem een zaak vanuit de werkgever-specifieke template. Documentvereisten zijn vooraf geconfigureerd op basis van de nationaliteit en het contracttype van de verhuizer. De verhuizer ontvangt een gepersonaliseerde uploadlink voor hun documenten.
2
Parallelle documentverwerking
Geüploade documenten worden gevalideerd op volledigheid en naleving van het formaat. Gecertificeerde vertalingen en apostille-controles worden parallel uitgevoerd voor alle actieve zaken. Het systeem prioriteert zaken op basis van de SLA van de werkgever en de urgentie van de startdatum.
3
Batch AFM indiening
Volledige AFM pakketten worden in batches ingediend bij de toegewezen DOY. Elke indiening omvat het M1-formulier, vertaalde documenten, werkgeversverificatiebrief en vertegenwoordigersautorisatie. Het systeem volgt elke indiening onafhankelijk.
4
Levering & werkgever notificatie
Bij AFM uitgifte ontvangen zowel de verhuizer als de werkgever het complete pakket — AFM certificaat, gecertificeerde vertalingen en bankklare documenten. Het dashboard van de werkgever wordt automatisch bijgewerkt en het wekelijkse rapport weerspiegelt de voltooiing.
VOLGENDE STAP
Klaar om deze workflow uit te voeren?
Begin met een commerciële kwalificatie om de uitrol, eigenaarschap en levering voor uw team te bepalen.