Datenschutzerklärung der Ellytic Technologies UG

3.1 Daten, die Sie direkt bereitstellen

• Identifikationsdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten.
• Kontodaten: Zugangsdaten, Authentifizierungsdaten, MFA-Tokens.
• Amtliche und standesamtliche Dokumente: Reisepässe, Ausweise, Geburts-/Heiratsurkunden, Steuerformulare, Immobiliendokumente, Nachlassunterlagen, Belege.
• Übersetzungs-/Prüfungsdokumente: hochgeladene Dateien für beglaubigte oder fachliche Übersetzungen.
• Erklärungen und Formulare: Eingaben in Assistenten, Fragebögen und Self-Service-Module.
• Kommunikationsdaten: Support-Nachrichten, E-Mails, Nutzeranfragen, Inhaltsdaten von Gesprächen.
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten: ausschließlich über PCI-DSS-konforme Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal verarbeitet.

3.2 Automatisch erhobene Daten

• Technische Kennungen: IP-Adressen (wo möglich gekürzt), Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp/-version.
• Nutzungsdaten: Interaktionen mit Funktionen, Zeitstempel, Formularstatus, Fortschritt in Workflows.
• Sicherheitsprotokolle: Login-Versuche, Authentifizierungsvorgänge, Betrugserkennungs-Signale.
• Diagnoseinformationen: Performance-Telemetrie, Fehlermeldungen.
• Cookies und ähnliche Technologien (siehe Cookie-Richtlinie).

3.3 Besondere Kategorien von Daten

Wir fordern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO an.

• Nutzer können jedoch Dokumente hochladen, die solche Informationen enthalten (z. B. gesundheitsbezogene Hinweise auf Urkunden). In diesen Fällen gilt:
• die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur eindeutigen Erfüllung der Nutzeranfrage,
• Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung beim Upload).

4.1 Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Erbringung von Übersetzungs-, Verwaltungs-, Steuer- und Dokumentationsservices.
• Vorbereitung, Prüfung und Validierung von Formularen oder Assistenten.
• Bereitstellung von Human-in-the-Loop-AI-Ergebnissen.
• Verwaltung von Benutzerkonten, Authentifizierung, MFA und Onboarding.

4.2 Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Einhaltung deutscher und EU-rechtlicher Anforderungen an Buchführung, Steuern und Handelsrecht.
• Gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen und Transaktionsmetadaten.
• Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Behörden oder Gerichten.

4.3 Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

• Plattformsicherheit, Betrugserkennung und Missbrauchsprävention.
• Service-Verbesserung und Workflow-Optimierung.
• Interne Qualitätssicherung (wo möglich anonymisiert oder aggregiert).
• Sicherstellung der Genauigkeit von Übersetzungen und Dokumentergebnissen.

4.4 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden: privacy@ellytic.com

• Nicht notwendige Cookies und Analysen.
• Optionale Kommunikationspräferenzen (z. B. Newsletter).
• Verarbeitung sensibler Informationen in hochgeladenen Dokumenten, falls zutreffend.

Alle KI-Verarbeitungen erfolgen entweder auf EU-gehosteter Infrastruktur oder mit Unterauftragsverarbeitern, die durch DSGVO-konforme Vereinbarungen und EU-Standard-Schutzmaßnahmen gebunden sind.

Wir verwenden hochgeladene Daten nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle.

6.1 Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wir teilen personenbezogene Daten nur mit folgenden Auftragsverarbeitern:

• EU-basierte Hosting- und Cloud-Dienste
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter
• Support-Ticket-Systeme
• Übersetzungs- und linguistische QA-Partner
• Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe, PayPal)
• Identitätsprüfung oder E-Signatur-Anbieter (falls genutzt)
• Alle Auftragsverarbeiter sind durch strenge Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/DPAs) gebunden.

6.2 Behörden und Institutionen

Nur auf Ihre ausdrückliche Anfrage oder bei rechtlicher Pflicht, z. B.:

• Finanzämter
• Standesämter
• Notare
• Grundbuchämter
• Gerichte
• Banken

6.3 Keine Drittstaatenübermittlung ohne Schutzmaßnahmen

Wir übertragen personenbezogene Daten nicht außerhalb des EU/EWR, es sei denn, es liegt ein Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) vor oder es werden geeignete Garantien (Art. 46 DSGVO) wie Standardvertragsklauseln (SCC) eingesetzt.

Primärer Datenstandort: Deutschland (EU).

7.1 Dokumente und Uploads

Löschung 30 Tage nach Abschluss der Leistung, es sei denn:

gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten oder Sie eine frühere Löschung verlangen (sofern rechtlich zulässig).

7.2 Kontodaten

Aufbewahrung bis zur Kontolöschung und anschließend:

sofortige Anonymisierung, soweit möglich; bestimmte Metadaten werden 6–10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben gespeichert.

7.3 Sicherheitsprotokolle

Speicherung für 90 Tage, sofern nicht für Betrugsermittlungen länger erforderlich.

7.4 Backups

Sichere verschlüsselte Backups werden nach einem rollierenden Plan (30–90 Tage) überschrieben.