Jede Neueinstellung erforderte 4–6 separate Kontaktpunkte mit griechischen Behörden, freiberuflichen Übersetzern und lokalen Buchhaltern — ohne zentrale Statusverfolgung. Das HR-Team verlor im Durchschnitt 8 Stunden pro Einstellung nur mit Koordination.
FALLSTUDIE — MITARBEITER-ONBOARDING
Von 3 auf 15 internationale Einstellungen pro Monat — ohne zusätzliche Mitarbeiter im Onboarding-Team für Griechenland
TechBridge GmbH hat ihre Expansion in Griechenland skaliert, indem sie die manuelle AFM-Registrierung, Dokumentenübersetzung und Behördendurchläufe durch einen strukturierten Ellytic-Prozess ersetzt hat, der innerhalb von 3 Werktagen pro Einstellung geliefert hat.
E
Elena K.
HR-Direktor · TechBridge GmbH · Deutschland
Die Herausforderung vor Ellytic
AFM-Registrierungsverzögerungen betrugen im Durchschnitt 12 Geschäftstage, da Dokumente mit inkonsistentem Format, fehlenden Übersetzungen oder unvollständigen Apostille-Ketten eingereicht wurden. Jeder dritte Antrag wurde bei der ersten Einreichung abgelehnt.
Die Startdaten der Mitarbeiter verzögerten sich im Durchschnitt um 2–3 Wochen, da das Banking-Onboarding ohne gültigen AFM nicht beginnen konnte. Das Unternehmen verlor 4.200 € pro verzögerter Einstellung an Leerlaufkosten und Projektneuplanungen.
WIE ELLYTIC ES GELÖST HAT
1
Strukturierte Aufnahme & Dokumentencheckliste
Die Dokumente jedes Mitarbeiters — Reisepass, apostillierte Geburtsurkunde, Adressnachweis, Arbeitsvertrag — wurden in einem einzigen Ellytic-Arbeitsbereich hochgeladen. Das System validierte die Vollständigkeit vor jeder Einreichung und beseitigte abgelehnte Anträge.
2
Zertifizierter Übersetzungsprozess
Alle Dokumente, die eine griechische Übersetzung erforderten, wurden an den zertifizierten Übersetzungsworkflow von Ellytic weitergeleitet. Übersetzungen wurden innerhalb von 1 Werktag mit behördlich akzeptiertem Format geliefert, wodurch die Notwendigkeit der Koordination mit freiberuflichen Übersetzern entfiel.
3
AFM-Registrierung & Behördeneinreichung
Ellytic bereitete das AFM-Antragspaket direkt vor und reichte es ein, um die korrekte DOY-Zuweisung, die ordnungsgemäße Vertretungsautorisierung und die vollständige Unterstützung zu gewährleisten. Die Registrierung wurde in 3 Werktagen abgeschlossen.
4
Übergabe der Bankbereitschaft nach AFM
Sobald das AFM ausgestellt wurde, lieferte Ellytic ein bankfähiges Dokumentenpaket — AFM-Zertifikat, zertifizierte Übersetzungen und Identitätsverifizierungsbündel — damit der Mitarbeiter innerhalb derselben Woche ein griechisches Bankkonto eröffnen konnte.
MESSBARE ERGEBNISSE
15
Internationale Einstellungen pro Monat
3 Tage
Durchschnittliche AFM-Registrierungszeit (war 12)
0%
Antragsablehnungsquote (war 33%)
63.000 €
Jährliche Einsparungen durch beseitigte Verzögerungen und Leerkosten
“Wir hatten früher Angst vor jeder neuen Einstellung in Griechenland wegen des Papierchaos. Jetzt ist es ein wiederholbarer 3-Tage-Prozess. Unser Team in Athen kann am ersten Tag mit der Arbeit beginnen, anstatt drei Wochen auf ihre AFM zu warten.”— Elena K., HR-Direktorin, TechBridge GmbH
Detaillierte Workflow-Analyse
1
Tag 0: Einstellung bestätigt, Aufnahme ausgelöst
HR reicht die Details des neuen Mitarbeiters über das Aufnahmeformular von Ellytic ein. Das System generiert eine personalisierte Dokumentencheckliste basierend auf Nationalität, Vertragsart und erforderlichen Behörderegistrierungen. Fehlende Elemente werden markiert, bevor mit der Arbeit begonnen wird.
2
Tag 1: Dokumente validiert & Übersetzungen gestartet
Hochgeladene Dokumente werden auf Vollständigkeit, Formatkonformität und Apostille-Gültigkeit überprüft. Zertifizierte Übersetzungen beginnen sofort — Lieferung innerhalb von 24 Stunden. Das AFM-Antragspaket wird parallel zusammengestellt.
3
Tag 2–3: AFM eingereicht & registriert
Der vollständige AFM-Antrag — einschließlich übersetzter Dokumente, Vertretungsautorisierung (εξουσιοδότηση) und Beschäftigungsnachweis — wird an die zugewiesene DOY eingereicht. Ellytic verfolgt die Registrierung und bestätigt die AFM-Nummer nach Ausstellung.
4
Tag 3–5: Bankpaket geliefert
Der Mitarbeiter erhält ein vollständiges bankfähiges Paket: AFM-Zertifikat, zertifizierte Dokumentenübersetzungen und Identitätsverifizierungsoutputs. Dieses Paket erfüllt die Dokumentationsanforderungen aller großen griechischen Banken für die Kontoeröffnung.
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