Mit 50+ aktiven Fällen zu jeder Zeit verwaltete das Operationsteam jede Umsiedlung über E-Mail-Threads, gemeinsame Tabellen und WhatsApp-Gruppen mit lokalen griechischen Kontakten. Der Fallstatus war unbekannt, bis jemand manuell nachschaute — was zu verpassten Fristen und Kundeneskalationen führte.
FALLSTUDIE — UMSIEDLUNGSBETRIEBE
200+ aktive Umzugfälle über eine einzige Pipeline verwaltet – mit 60% weniger Übergaben
Nordic Mobility Partners ersetzten ihren manuellen Workflow für Griechenland-Operationen durch Ellytic's strukturierte Pipeline, skalierten von 50 auf über 200 aktive Fälle, während sie den Koordinationsaufwand um 60% reduzierten und AFM-Registrierungen in 3 Werktagen lieferten.
S
Sarah M.
Operations-Leiter · Nordic Mobility Partners · Norwegen
Die Herausforderung vor Ellytic
Jeder umziehende Mitarbeiter benötigte die AFM Registrierung, zertifizierte Dokumentenübersetzungen und behördenfertige Unterlagen — aber die Kombination variierte je nach Nationalität, Familienstand und Art des Arbeitsvertrags. Das Team pflegte manuell 14 verschiedene Dokumentenchecklisten.
Arbeitgeberkunden erwarteten wöchentliche Statusberichte über alle aktiven Fälle. Die Erstellung dieser Berichte dauerte für den Operations-Leiter jeden Freitag über 6 Stunden – Daten aus E-Mail-Threads, Übersetzerrechnungen und Bestätigungen von Buchhaltern in eine einzige Tabelle zu ziehen.
WIE ELLYTIC ES GELÖST HAT
1
Arbeitgeber-spezifische Arbeitsbereichseinrichtung
Jeder Arbeitgeberkunde erhielt einen dedizierten Ellytic-Arbeitsbereich mit benutzerdefinierten Fallvorlagen, die ihrem Vertragstyp, den Nationalitäten der Umziehenden und den erforderlichen Behörderegistrierungen entsprachen. Neue Fälle wurden aus Vorlagen mit vorkonfigurierten Dokumentenchecklisten erstellt.
2
Batch-Dokumentenverarbeitung
Dokumente von mehreren Umziehenden wurden parallel verarbeitet – zertifizierte Übersetzungen, Apostille-Validierung und AFM-Paketzusammenstellung liefen alle gleichzeitig. Das Team konnte 15–20 Fälle pro Woche ohne Engpässe einreichen.
3
Automatisierte Statusverfolgung
Jeder Fall durchlief definierte Phasen – Aufnahme, Dokumentensammlung, Übersetzung, AFM-Einreichung, Behördenbearbeitung, Lieferung – mit automatischen Statusaktualisierungen. Das Operationsteam sah den Fortschritt in Echtzeit, ohne Statusanrufe tätigen zu müssen.
4
Arbeitgeber-Berichtsdashboard
Wöchentliche Arbeitgeberberichte wurden automatisch aus den Fallstatusdaten generiert. Jeder Bericht zeigte aktive Fälle, Fertigstellungstermine und eventuelle Blockaden – ersetzte 6 Stunden manuelle Tabellenarbeit durch einen einzigen Export.
MESSBARE ERGEBNISSE
200+
Aktive Umzugfälle verwaltet
60%
Reduzierung der Koordinationsübergaben
3 Tage
Durchschnittliche AFM Bearbeitungszeit pro Umziehenden
6 Std./Woche
Eingesparte Berichterstattungszeit (vollautomatisiert)
“Wir sind von einem Überfluss an Tabellen zu 200 Fällen in einer sauberen Pipeline übergegangen. Unsere Arbeitgeberkunden bemerkten den Unterschied sofort – sie erhalten wöchentliche Berichte, ohne dass wir jeden Freitag hektisch arbeiten müssen.”— Sarah M., Operations-Leiterin, Nordic Mobility Partners
Detaillierte Workflow-Analyse
1
Neue Fallaufnahme vom Arbeitgeber-HR
Wenn ein Arbeitgeber einen neuen Umziehenden einreicht, erstellt das System einen Fall aus der arbeitgeberspezifischen Vorlage. Die Dokumentenanforderungen sind basierend auf der Nationalität und dem Vertragstyp des Umziehenden vorkonfiguriert. Der Umziehende erhält einen personalisierten Upload-Link für seine Dokumente.
2
Parallele Dokumentenverarbeitung
Hochgeladene Dokumente werden auf Vollständigkeit und Formatkonformität validiert. Zertifizierte Übersetzungen und Apostille-Prüfungen laufen parallel über alle aktiven Fälle. Das System priorisiert Fälle nach Arbeitgeber-SLA und Dringlichkeit des Startdatums.
3
Batch AFM-Einreichung
Vollständige AFM-Pakete werden in Chargen an die zugewiesene DOY eingereicht. Jede Einreichung umfasst das M1-Formular, übersetzte Dokumente, das Bestätigungsschreiben des Arbeitgebers und die Vertretungsautorisierung. Das System verfolgt jede Einreichung unabhängig.
4
Lieferung & Benachrichtigung des Arbeitgebers
Nach der Ausstellung von AFM erhalten der Umziehende und der Arbeitgeber das vollständige Paket — AFM-Zertifikat, zertifizierte Übersetzungen und bankfähige Dokumente. Das Dashboard des Arbeitgebers wird automatisch aktualisiert, und der wöchentliche Bericht spiegelt den Abschluss wider.
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